Черта перед должностью

Одним из самых «любимых» действий при передаче полномочий руководителя является использование приставок-«паразитов». Они могут быть различными: «и.о.», «вр.и.о.», «за»; это могут быть штрихи над должностью и прочее (см. Пример 1). Является ли это ошибкой? Попробуем разобраться.

Пример 1

Сомнительные варианты оформления подписи заместителя Генералов за отсутствующего генерального директора Рюрикова

СвернутьПоказать

Подписываем документы с преамбулой (договор и др.)

Любые договоры должны подписываться с указанием реального подписанта в преамбуле, причем указываться должна не только должность с Ф.И.О., но и основание возникновения полномочий данного лица. Тогда у заместителя мы сразу укажем его «родную» должность и данные доверенности, на основании которой он подписывает документ:

Пример 2

Преамбула и подпись на договоре

СвернутьПоказать

Сказанное выше справедливо не только для договоров, но и для всех документов, в которых подписывающее лицо указывается в преамбуле – это могут быть доверенности или документы, составляемые во исполнение договоров, например, акты приемки-сдачи работ и т.п.

Остальные документы (приказ, письмо и др.)

Что касается оформления подписи на других документах, то здесь ситуация более запутанная.

Проставление косой черты перед должностью или слов типа «за» или «за отсутствующего» представляется нам неприемлемым хотя бы потому, что противоречит здравому смыслу. Замещающее лицо не выполняет обязанности «за» кого-то, оно выполняет собственные обязанности, возложенные на него, а следовательно, действует от своего имени! Подпись должна соответствовать как минимум ее расшифровке, иначе это может привести к целому «букету» проблем, самая маленькая из которых – невозможность идентифицировать представителя организации, который реально подписал бумагу.

Ситуация с остальными приставками («и.о.», «вр.и.о.») еще более туманная. В соответствии с п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизита «Подпись» входят:

  • наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – если на бланке);
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Этот ГОСТ не является обязательным к исполнению документом (он даже не прошел регистрацию в Минюсте как нормативно-правовой акт, обращенный к неограниченному кругу лиц), однако он отражает накопленный опыт в оформлении организационно-распорядительных документов и на нем строится главный аргумент противников слов-«паразитов». Звучит он следующим образом: поскольку в штатном расписании организации и трудовых договорах должность «исполняющий обязанности генерального директора» отсутствует, то указывать такую должность в реквизите «Подпись» неправильно.

На эту тему есть положения еще в одном документе, который также не является обязательным для негосударственных структур:

Фрагмент документа СвернутьПоказать Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Ранее данное положение дублировалось и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, однако в настоящее время этот документ утратил силу, а в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477), пришедших на смену, положений о подписи «в отсутствие» нет. Однако, как и раньше, к обязательным элементам реквизита «Подпись» относятся: должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ, его личный росчерк.

Итак, чтобы определить, как должна выглядеть подпись в каждом конкретном случае, необходимо понять, как соотносятся полномочия лица, исполняющего обязанности генерального директора, с его «родной» должностью (т.е. все зависит от способа оформления «заместительства»).

Первый и наиболее простой из случаев – это временный перевод на должность генерального директора. Здесь ответ ясен. Поскольку Генералов Г.Н., пусть и временно, но находится в должности генерального директора, то и подписывать документы в этот период он должен соответствующим образом (без какой-либо отсылки к сроку исполнения им своих обязанностей). То есть он является, пусть и временно, но генеральным директором.

Варианты оформления «заместительства» руководителя описаны в статье «Передача полномочий руководителя на время его отсутствия» на стр. 56 журнала № 8’ 2012 Пример 3

Подпись при временном переводе на должность генерального директора

СвернутьПоказать

Сложнее обстоит дело с другими вариантами. При штатном заместительстве (когда полномочия по подписанию соответствующих документов закреплены в трудовом договоре или должностной инструкции, т.е. являются для заместителя «родными») в подписи следует указывать «родную» должность без какого-либо упоминания о временности «генеральских» функций.

Пример 4

Подписи штатных заместителей генерального директора

СвернутьПоказать

Рассмотрим также ситуацию с временным совмещением должности отсутствующего генерального директора с основной должностью работника. Эта ситуация в принципе не отличается от вышеописанной, за исключением того, что права и обязанности по «совмещению» носят разовый характер.

Следствием этого может стать такой казус: например, на протяжении года в делах организации в одних и тех же видах документов при «живом» генеральном директоре будут стоять подписи нескольких различных лиц. Кроме того (в отличие от штатного заместительства), данные полномочия «не вшиты» в собственные должностные обязанности заместителей. Они могут передаваться каждому из них не целиком, а лишь частично (когда в отсутствие генерального участки его работы делятся между несколькими лицами, документы по разным вопросам будут рассматривать и подписывать разные лица). Однако влияет ли это на правовую квалификацию в данном случае?

В документе должна быть указана должность лица, который его подписывает, а поскольку делает это не генеральный директор, то с формальной точки зрения ответ один – должна стоять «родная» должность подписывающего работника. Однако на практике стоит учитывать не только формальную сторону, но и руководствоваться здравым смыслом. Ведь данные документы создаются не на один день и даже не на один год. Чтобы облегчить в будущем поиск документов, подтверждающих полномочия лица, подписавшего документ, можно в реквизит «Подпись» включить максимум информации:

  • по какой должности исполняются обязанности;
  • кто исполняет обязанности: «родная» должность и Ф.И.О.;
  • каким документом закреплены полномочия подписывать;
  • личный росчерк.

Пример 5

Подпись при временном совмещении должности генерального директора

СвернутьПоказать

Необходимо достаточно ясно понимать, что юридическая сила документа зависит не от того, как он подписан, а от того, имел ли подписант полномочия подписывать его. Соответственно, главный вопрос, который возникает, когда документ «за косой чертой» или с подписью с приставкой «врио», «и.о.» попадает вам в руки: «Чем подтверждены полномочия подписавшего?» Любой документ с подобной подписью, пришедший от контрагента, должен вызывать закономерный запрос о предоставлении копий документов, подтверждающих полномочия подписанта. И до их получения к бумаге с «сомнительной» подписью нужно относиться осторожно, воздержавшись от осуществления любых действий, способных повлечь убытки.

Допустим, вас попросили подписать документ за другое лицо. В чем смысл этого действия? Подписание – это заверение документа уполномоченным лицом путем проставления рукописной либо электронной подписи.

Теперь представим ситуацию, что директор заболел, а подписать документ надо срочно, он просит это сделать своего секретаря Иванову. Будет ли такой документ сфальсифицированным? Ведь:

  • в документе отражено, что подпись принадлежит директору Петрову, а по факту росчерк, похожий на подпись Петрова, поставила Иванова. Те, кто будет видеть документ, будут думать, что его подписал Петров. Налицо искажение достоверности информации в документе;
  • секретарь действовала по просьбе директора, приняла осознанное решение, понимала смысл своего действия, но у нее не было умысла получить личную выгоду, она действовала в интересах организации, своего коллектива, «спасая ситуацию» как это было возможно.

По факту произошла подделка документа путем имитации подписи. Но если организация одобрит этот документ, то есть будет его исполнять, то, скорее всего, о фальсификации никто и не узнает – «фирма будет спасена».

А вот если данная просьба руководителя была элементом более крупной задуманной им игры, где секретарь оказалась только пешкой, и потом всплывет фальсификация подписи, то уже правоохранительные органы и суд будут оценивать все собранные доказательства по данному делу, чтобы понять, кто и какую выгоду от этого пытался получить.

Суды обычно расценивают проставление подписи за другое лицо как фальсификацию: ИФНС по результатам проверки приняла решение о доначислении налогов, пени, штрафа за занижение налогооблагаемой базы индивидуальным предпринимателем. Суд поддержал ИФНС, поскольку ИП не подтвердил реальность расходов, на которые занижена налогооблагаемая база: договоры и иные документы, предоставленные ИП, были подписаны от имени директора А. контрагента ООО, но, как показала экспертиза, подпись за А. была выполнена иным лицом, кроме того, А. отрицал наличие деловых связей с ИП.

В другом, также налоговом, деле, экспертиза выявила подделку подписи на документах. Выяснилось, что они были подписаны другим лицом «по просьбе». Документы были признаны судом сфальсифицированными (Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 07.06.2017 № 15АП-6957/2017 по делу № А53-25220/2016).

Как правило, в обычной «офисно-деловой» среде чаще всего встречаются подделки документов через проставление подписи за другое лицо, составление документа «задним числом» или «на будущее», искажение реальных данных в документе, создание «фиктивных» документов, в которых отражается несуществующий факт.

Участник конкурса на заключение госконтракта предоставил подложные договоры на проектные работы, хотя в реальности такие договоры не заключал, работы не выполнял. Итог:

  • документы признаны сфальсифицированными;
  • госконтракт расторгнут;
  • с организации взысканы деньги, полученные по контракту, и проценты за пользование чужими денежными средствами (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 26.11.2019 № Ф10-5654/2019 по делу № А84-4547/2018).

В этом деле подделали документы, подтверждающие возникновение права собственности на нежилые помещения. Это привело к возбуждению уголовного дела и признанию недействительными договоров купли-продажи (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 23.09.2019 № Ф05-23556/2018 по делу № А40-41425/2017).

Экспертиза выявила, что печать на первичном учетном документе проставили в иную дату, чем указано на самом документе. Это привело к направлению на новое рассмотрение дела о включении в реестр требований кредиторов должника (банкрота) – Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 12.09.2018 № Ф10-4773/2015 по делу № А48-5865/2014.

Приводить примеры можно еще долго, но, как показал анализ судебной практики за последние три года, подавляющее большинство случаев фальсификации связано либо с имитацией подписи, либо с созданием «мнимых» документов (первичных учетных, договоров и т. п.). Наиболее распространенные последствия:

  • признание договоров незаключенными;
  • взыскание полученных денежных средств;
  • отказ во включении требований кредитора в реестр требований кредиторов должника (банкрота);
  • взыскание штрафных санкций;
  • внесение в реестр недобросовестных поставщиков (исполнителей) и др.

При этом заметьте: в ряде случаев фальсификация приводит к возбуждению уголовного дела, в других – нет. С чем это связано?

Варианты ответственности за подделку документа

В отечественном законодательстве за подделку документов предусмотрено четыре основных вида ответственности. Исследовать каждый из них глубоко не будем. Наша задача – продемонстрировать существующий ассортимент основных мер наказания и обозначить их отличия.

  1. Гражданско-правовая ответственность предусмотрена ГК РФ, иными федеральными законами в сфере хозяйственного оборота. Выражается, например, в виде признания договора незаключенным, уплаты штрафных санкций контрагенту, взыскания убытков с виновного лица, отказа принять документ в качестве доказательства и т. п. На практике этим заканчивается заключение притворных сделок (например, когда куплю-продажу прикрывают дарением). Если захотите углубиться в эту тему, то можете посмотреть в ГК РФ: статью 166 «Оспоримые и ничтожные сделки», статью 167 «Общие положения о последствиях недействительности сделки», статью 170 «Недействительность мнимой и притворной сделок».
  • Ряд исследователей выделяют также в качестве отдельных разновидностей юридической ответственности гражданско-процессуальную и арбитражно-процессуальную. Но это является дискуссионным моментом.
  1. Дисциплинарную ответственность может применить работодатель при выявлении факта подделки документов работником (ст. 192 ТК РФ). В зависимости от вида фальсификации и тяжести последствий к работнику могут применяться меры вплоть до увольнения (хотя можно отделаться и легко – замечанием или выговором).

Обратите внимание

Статья 192 «Дисциплинарные взыскания» Трудового кодекса РФ. «За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: 1) замечание; 2) выговор; 3) увольнение по соответствующим основаниям. Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине (часть пятая статьи 189 настоящего Кодекса) для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания. …При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен».

  1. Административная ответственность. Обратите внимание на ст. 19.23 КоАП РФ, которая наказывает за подделку документа, удостоверяющего личность, подтверждающего наличие у лица права или освобождение его от обязанности, а равно подделку штампа, печати, бланка, их использование, передачу либо сбыт. С 06.08.2019 наказание по ней увеличили – верхняя планка штрафа поднялась с 40 000 до 50 000 руб., а за повторное нарушение – до 100 000 руб. с конфискацией орудий преступления. Но под эту статью подпадают юрлица, а физлицам грозит за такое нарушение уголовная статья 327.
  2. Уголовную ответственность от административной всегда отличает бОльшая общественная опасность нарушения.
  • Наиболее известна в «широких массах» статья 327 УК РФ «Подделка, изготовление или оборот поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей или бланков», хотя в УК РФ предусмотрена ответственность и за иные преступления, связанные с фальсификацией, но уже «специфичных» документов (например, акцизных марок, номера транспортного средства, денег и др.).

Важно

Ответственность за подделку документов для граждан по статье 327 УК РФ более строга, чем для организаций по статье 19.23 КоАП РФ, и смягчить ответственность для человека с переквалификацией на административное правонарушение не получится (Кассационное определение Суда Чукотского автономного округа от 21.06.2010 по делу № 22-22/10, 1-01/10).

  • Под уголовные статьи подпадают преступления, у которых большая степень общественной угрозы. Обычно предметом подделки в такого рода делах становятся документы, подтверждающие наличие права на что-то или подтверждающие личность человека. Основная цель таких подделок – обманным путем получить выгоду, причем часто с обманом государства.
  • По статье 327 УК РФ по-разному наказывают за изготовление, приобретение и использование поддельного документа. Ассортимент наказаний широк, доходит и до лишения свободы до четырех лет, хотя можно отделаться и принудительными работами, и штрафом в 80 000 руб. – это решит суд в зависимости от обстоятельств дела.
  • Конечно, при подделке подписи руководителя на договоре или ознакомительной подписи работника на приказе об увольнении имеет место фальсификация. Но обстоятельства и последствия тут будут разными.

Запасной игрок

Текст примераРаботник Конев серьезно повредил руку и увольняется, поэтому не может поставить нормальную подпись об ознакомлении на приказе, и расписаться в получении трудовой книжки он тоже не может.

Если при этом работник увольняется по доброй воле, то советуем его подпись не имитировать «чужой рукой» – пусть он лучше распишется хоть как-то, но сам. Можно еще сделать это в присутствии свидетелей и задокументировать актом, приложив копию медицинского документа о травме. А можно еще и видео процесса подписания и выдачи трудовой книжки на телефон заснять. Так вы и процедуру увольнения соблюдете, и себя обезопасите.

Если же в этой ситуации приказ подписали «чужой рукой», например, Лосева, то каковы последствия? Работник увольнялся добровольно и получил полагающиеся ему выплаты, трудовую книжку. Вреда для организации, для него самого, для государства нет. Каких-либо негативных последствий в виде претензий надзорных органов, трудового спора тоже нет.

Неуважение к закону

Совсем иная ситуация, когда работник приносит больничный лист, но подчищает и подправляет в нем даты, продлевая период временной нетрудоспособности. В этой ситуации он претендует на выплаты, на которые не имеет права, так как за ними не стоит реального факта нетрудоспособности. Это уже сознательное преступление, обман государства и работодателя, это характеризует крайнюю степень неуважения к закону и общественным (публичным) интересам.

Подвести данное нарушение под статью 327 УК РФ, может, и не удастся (не тот масштаб ущерба), но вот дисциплинарная ответственность по статье 192 ТК РФ тут явно «светит».

Степень общественной опасности и в первом, и во втором случае наблюдается, но она разная. Если в первом нарушитель находится в «зелено-желтой» зоне, то во втором – уже точно в «красной».

А при подделке более серьезных документов, например, диплома об образовании или медицинской книжки, степень опасности «зашкаливает», и тогда наступает уголовная ответственность по статье 327 (Кассационное определение Верховного суда РФ от 22.01.2018 № 13-УД17-8, Постановление Московского городского суда от 28.09.2018 № 4у-5442/2018).

Связано это с тем, что использование подложного диплома и медицинской книжки ставит под угрозу жизнь, здоровье, безопасность людей, сохранность государственного и частного имущества (особенно если от квалификации работника зависит жизнь людей). Скажем, если человек болен открытой формой туберкулеза и устроится по фальшивой медкнижке в кафе, то сколько людей он может потенциально заразить опасной болезнью?

Второй элемент, на который обязательно обратит внимание суд, – направление умысла. В самом начале статьи мы объяснили, что подделка – это сознательное искажение документа. Но «направление» и содержание умысла «фальсификатора» могут быть разными.

Конев из примера повредил руку и попросил Лосева расписаться за него. Лосев, желая помочь коллеге, выполнил просьбу, не задумываясь о том, законно ли это, и не осознавая в полной мере, что совершает фальсификацию (хотя при должной степени осмотрительности мог бы это понять). Тут Лосев действует по легкомыслию, небрежности и совершает правонарушение по неосторожности.

Другое дело, если человек желает получить какую-то материальную или иную выгоду, например получить деньги за якобы выполненную работу по договору подряда, и осознанно подделывает подпись на документе, который позволит ему добиться незаконной выгоды. Это уже прямой умысел – человек прекрасно понимает, что нарушает закон, и он желает наступления опасных последствий.

Косвенный умысел – это когда человек особо не желает наступления каких-либо опасных последствий, но относится к этому безразлично: ему все равно, наступят они или нет и что там будет.

Вот именно содержание умысла и опасность последствий подделки документа и определяют, какую ответственность понесет виновник: «легкий испуг» в виде гражданско-правовой, дисциплинарной ответственности или же уголовную ответственность.

В большинстве «офисных» подделок нет признаков уголовного или административного правонарушения, поскольку и «масштаб» умысла, и «масштаб» подделки обычно незначительные – относительно безвредны. Но все зависит, конечно, от последствий использования подделки в будущем. Поэтому будьте осторожны.

В отличие от подделки, обычное искажение информации происходит зачастую неосознанно в силу разных причин: от внешних (ошибка в источнике информации, сбой в программном обеспечении и т. п.) до внутренних (усталость, недостаточный уровень знаний и т. п.).

Бератор нового поколения
УСН НА ПРАКТИКЕ

Полное руководство для бухгалтера по ведению учета на УСН. Правила учета, которые нужны любому «упрощенцу».

Подключить бератор

Сегодня речь пойдёт об одном явлении, которое большинство из вас видело, а кто-то, может быть, способствует тому, что оно продолжает жить. Нет ему названия, и нет ни единого прямого подтверждения в официальных документах, не было для него ГОСТа. А явление живет. Назовём его «косая черта перед должностью».
Случалось вам ждать Александра Васильевича, чтобы тот поставил подпись, а тут прибегает Николай Петрович, хвать у вас бумажку из рук и готово! Подписан документ!
Проиллюстрирую, что я имею в виду.
Вот документ без подписи:

А вот документ, подписанный другим лицом:

Черта перед должностью произошла от слова «за». В смысле «подписался за начальника кадров Николаева А.В.»
Ну а теперь почитаем, что законодатель говорит про эту черту.
Практичес ки ничего. Есть отдельные следы. Например, некоторыми внутриминистерскими инструкциями запрещено ставить такую черту.
Вот фрагмент Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти:
«Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности».
Но это для министерств. Вряд ли именно вы работаете в министерстве.
Так можно ставить черту или нельзя? Никто не запрещает. А не запрещено, значит, разрешено.
Но чтобы не было проблем с налоговой, лучше у «накосячевшего» попросить дописать свою должность и фамилию. А заодно попросить копию документа, из которого следует, что он действительно имеет право на подпись данного документа.
Ведь вам нужна не просто подпись, а правильный реквизит документа. Статья 3.22 Государственного стандарта Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации » гласит, что в состав реквизита «подпись» входят:
наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке);
личная подпись;
расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Кроме того, вы должны быть уверены, что документ подписывает полномочное лицо, а не уборщица или случайный посетитель.

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 6

За подписью неизвестного

На основании какого правового документа запрещена косая черта перед наименованием должности в случае подписания документа заместителем или исполняющим обязанности руководителя и требуется ли расшифровка подписи подписавшего?

М.В.Закутнова

Использование косой черты не предполагается?

Признаюсь честно, данный вопрос привел автора статьи в замешательство — объяснение кажется очевидным. Немало удивила формулировка вопроса, и у автора сразу возник встречный вопрос: а где вы встречали инструкцию, рекомендацию, любой другой регламентирующий делопроизводственные процессы документ, разрешающий использование косой черты в реквизите «подпись»?

Но давайте попробуем разобраться в этой парадоксальной ситуации.

Для начала обратимся к нормативным актам и отыщем там все, что так или иначе связано с реквизитом «подпись».

Итак, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее толкование подписи:

подпись — реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Слово «полномочный» в данном случае неслучайно — документ может подписать только тот, кто имеет право принимать решение по затронутому в нем вопросу.

Еще один определяющий документ, имеющий силу на территории всей Российской Федерации, — Государственный стандарт Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» — описывает правила оформления реквизита «подпись» следующим образом.

Фрагмент документа. Статья 3.22 Государственного стандарта Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»

В состав реквизита «подпись» входят:

наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке);

личная подпись;

расшифровка подписи (инициалы, фамилия)…

Обратите внимание, что в состав реквизита, помимо автографа как такового, включены наименование должности и фамилия подписавшего.

Как видим, в таких важных документах, как государственные стандарты, даже не предполагается возможность подписи другого человека вместо ответственного лица. Использование косой черты не упоминается вовсе.

Везде — по-разному?

Но проблема тем не менее существует. Косвенно на это указывают пункты инструкций по делопроизводству отдельных организаций. Давайте для примера обратимся к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти — документу, на основании которого составлены инструкции федеральных министерств и ведомств, их подразделений на территории России. В пункте, описывающем оформление подписи документа, читаем:

Фрагмент документа. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Однако инструкции по делопроизводству некоторых организаций запрещают даже такое исправление. Согласно им в случае непредвиденного отсутствия на момент подписания документа ответственного должностного лица следует внести в подготовленный файл наименование должности и фамилию лица, фактически подписывающего документ, и заново распечатать страницу.

В Российской Федерации сегодня ситуация такова, что единых, обязательных для всех требований к оформлению организационно-распорядительной документации не существует. Каждая организация разрабатывает собственный порядок работы с документами, основываясь как на российских, так и на зарубежных традициях, опыте разных стран. ГОСТ 6.30-2003 носит рекомендательный характер. То есть специального нормативно-правового акта об обязательной расшифровке подписи с указанием фактической должности подписавшего и запрете использования косой черты не существует.

Руководствуемся здравым смыслом!

Тем не менее помимо разнообразных инструкций и предписаний существует здравый смысл. Попробуем разобраться, насколько важен такой простой на первый взгляд реквизит.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Подпись подтверждает:

— достоверность сведений, изложенных в тексте документа;

— полномочия должностного лица, подписавшего документ.

Справка. Подпись — один из первых сложившихся в российском делопроизводстве обязательных элементов. Еще до формирования в XVI веке официального — «приказного» — делопроизводства в деловых документах указывали имена непосредственных участников события, после текста — имена его составителя и свидетелей. Это, во-первых, подтверждало достоверность события, а во-вторых, указывало, с кого можно потребовать ответ в случае необходимости.

Использование косой черты или предлога «за» вместо наименования должности лица, фактически подписавшего документ, а также отсутствие расшифровки его фамилии может оказаться невыгодным как составителю документа, так и его адресату. Очевидно, что реально ответственный за ведение дела человек не подписывал документ, а значит, не подтвердил принятое решение. Скорее всего, всезнающему секретарю организации известно, кому принадлежит росчерк. Но получатель такого документа вряд ли знаком с особенностями почерка всех руководителей предприятия и не владеет информацией о полномочиях этих людей. Получается анонимный документ, фактически подписанный неизвестно кем, что, конечно же, не дает никаких гарантий достоверности информации, содержащейся в нем. Ничего страшного, если это информационное письмо. А если речь идет о приказе или распоряжении? Непонятно, кто несет ответственность за принятое решение. Получатель вправе посчитать такой документ недействительным. В самом деле, ведь неизвестно, кто подписался под важным сообщением. У человека, осмотрительного в делах, не склонного доверять всему и сразу, могут возникнуть такие вопросы:

А имеет ли право этот неизвестный ему персонаж принимать ответственные решения и подписывать документы?

И знает ли настоящий руководитель о принятом решении?

А не подделка ли это? Некто составил выгодный для себя текст и, инсценировав отсутствие ответственного лица, отправил его адресату.

Руководитель, несмотря на то что указаны его должность и фамилия, может отказаться от документа — его автографа нет, а значит, он не несет никакой ответственности за содержание «бумаги» и возможные последствия. Тем более что об отправке документа или его оглашении он распоряжения также не давал.

Таким образом, автор документа оказывается в невыгодной ситуации, потому что получатель имеет все основания не принимать документ за подписью «неизвестного» лица и, как следствие, не исполнять его.

Получатель документа окажется в проигрыше, если должностное лицо откажется от документа, ссылаясь на тот факт, что он не ставил свой автограф, несмотря на то что документ был подготовлен за его подписью.

Пример. Н.А. Светлов обратился в Кировский районный суд г. Иркутска с жалобой на бездействие должностного лица — председателя Иркутского областного суда, не давшего ответ на ранее направленное на имя должностного лица обращение. Ответ Н.А. Светлову направлен за подписью неизвестного лица с простановкой косой черты на реквизитах (должность, инициалы и фамилия) председателя суда. То есть неправильное оформление реквизита «подпись» стало основанием для обращения в суд.

Теперь после обзора нормативных актов и рассуждений можно дать ответ на поставленный в начале статьи вопрос.

Использование косой черты или предлога «за» перед наименованием должности и отсутствие расшифровки подписи подписавшего не разрешено ни одним из существующих нормативных или методических документов по ведению делопроизводства. При этом в инструкциях многих организаций существует запрет на «анонимность» подписи.

Полное и грамотное оформление подписи немаловажно. Наименование должности и фамилия лица, фактически подписавшего документ, указывают нам должностное лицо, ответственное за принятое решение, а также подтверждают его полномочия в решении затронутого в документе вопроса. Анонимность подписавшего может привести к различным недоразумениям, например, к отказу получателем принятия документа к исполнению. Или к обращению в суд, как в описанной в примере ситуации.

Что же делать, если в силу непредвиденных обстоятельств документ подписал не руководитель, а его заместитель или исполняющий обязанности, а перепечатать страницу нет времени? Проблема решается легко и быстро при помощи обычной ручки или пишущей машинки. Секретарь должен вписать или впечатать наименование должности и фамилию лица, фактически подписавшего документ. Согласитесь, особых условий здесь не требуется. И потом вам не придется объяснять ситуацию и умолять адресата поверить анонимной подписи, вы избежите неожиданных и неприятных последствий.

О.В.Крестникова

Заместитель начальника

отдела входящей корреспонденции

управления экспедирования документов

административного департамента

Центрального банка Российской Федерации

Подписано в печать

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *