Сколько отделов?

Современный мир рассматривается как мир самых разных организаций. Чтобы считаться организацией группа должна соответствовать нескольким обязательным требованиям.

К ним относятся:

1. Наличие по крайней мере двух людей, которые считают себя частью этой группы.

2. Наличие по крайней мере одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы.

3. Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Соединив в одну эти существенные характеристики, мы получаем важное определение:

ОРГАНИЗАЦИЯ – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

Приведенное выше определение организации справедливо для формальной организации.

Формальные организации имеют:

— четко поставленные цели,

— формализованные правила,

— структуру и связи;

В эту группу входят все организации бизнеса, государственные и международные институты и органы.

Но в рамках любой формальной организации существуют неформальные. Это такие организации, группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации работают без четко определенных целей, правил и структур; сюда относятся все институты семьи, дружбы, неформальные отношения между людьми. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением, быть может, очень маленьких.

При вступлении в формальные организации люди вполне осознают это и преследуют определенные цели: престиж, уровень дохода, повышение квалификации, возможность профессионального роста. При вступлении в неформальные организации у людей также есть причины, побуждающие их к тому, но они четко их не осознают. В литературе они исследуются, описываются и называются такие:

§ принадлежность;

§ помощь;

§ защита;

§ общение (необходимость информации);

§ симпатия.

СЛОЖНЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ.

Управление редко имеет дело с организациями, имеющими только одну цель (т.е. простые организации). Организации, имеющие несколько взаимосвязанных целей, называют сложными. В дальнейшем мы будем рассматривать сложные формальные организации.

Все сложные организации имеют общие характеристики.

РЕСУРСЫ. В общих чертах цели всякой организации включают преобразование ресурсов для достижения результатов. Основные ресурсы, используемые организацией, это люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и информация.

ЗАВИСИМОСТЬ ОТ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ. Одной из самых значимых характеристики организации является ее взаимосвязь со внешней средой. Организации полностью зависимы от окружающего мира – от внешней среды – как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей, пользователей их результатами, которых они стремятся достичь. Внешняя среда находится вне влияния менеджеров, однако, чтобы добиться успеха они должны учитывать ее и обладать информацией о состоянии ее компонентов.

ГОРИЗОНТАЛЬНОЕ РАЗДЕЛЕНИЕ ТРУДА. Вероятно, самой очевидной характеристикой организаций является разделение труда. Если, по крайней мере, два человека работают вместе для достижения одной цели, они должны делить работу между собой. Разделение всей работы на составляющие компоненты обычно называется ГОРИЗОНТАЛЬНЫМ РАЗДЕЛЕНИЕМ ТРУДА. Сложные организации осуществляют горизонтальное разделение труда за счет образования подразделений, выполняющих конкретные задания и добивающихся определенных целей, такие подразделения называют отделами, службами, цехами и т.д.

В очень малых организациях горизонтальное разделение труда может не прослеживаться достаточно четко.

ВЕРТИКАЛЬНОЕ РАЗДЕЛЕНИЕ ТРУДА. Поскольку работа в организации разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной.

Итак, в организации существуют две внутренние органические формы разделения труда. Первая – это разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т.е. горизонтальное разделение труда. Второе, называемое вертикальным, отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления. Поэтому управление является существенно важной деятельностью для организации. В малых организациях часто не имеется четко выделенной группы управляющих. Однако, во всех организациях, за исключением самых маленьких, управление занимает так много времени, что становится все труднее осуществлять ее мимоходом. По мере разрастания организации людям сложнее ориентироваться, от кого они должны непосредственно должны принимать указания. На этом уровне, для того, чтобы организация могла действовать успешно, работа по управлению должна быть четко отделена от неуправленческой работы, т.е. организации должны назначать руководителей и определять круг их обязанностей и ответственности.

Вертикальное разделение труда используется для создания уровней управления. Традиционно выделяются три уровня управления – руководители низового звена (наблюдают за процессом осуществления производства работниками, которые имеют дело с ресурсами); руководители среднего звена (связующие между руководителями низового и высшего звена); руководители высшего звена (отвечают за организацию в целом).

(Высший организационный уровень – руководство высшего звена – гораздо малочисленнее других. Даже в самых крупных организациях руководителей верхнего звена — всего несколько человек. Типичные должности – это председатель совета, президент, вице-президент и т.д. В армии можно сопоставить с генералами, в среде государственных деятелей – с министрами, а в университете – с ректорами.

Работа младших начальников координируется и контролируется руководителями среднего звена. Типичными должностями руководителей среднего звена управления являются: заведующий отделом (в бизнесе), декан (университет), управляющий сбытом и т.д.

Младшие начальники в основном осуществляют контроль за выполнением производственных заданий для непрерывного обеспечения непосредственной информацией о правильности выполнения этих заданий. Типичными должностями – мастер, мастер смены, сержант, заведующий отделом, старшая медсестра, заведующий кафедрой (университет)).

Шиков Виктор, генеральный директор «Тримас Групп»

Журнал «Финансовый директор»
№ 5 за 2009 год
www.fd.ru

«Слишком много сотрудников, надо сократить» – большинство руководителей выносят подобные вердикты исключительно «на глазок». Между тем существуют технологии, позволяющие просчитать оптимальную численность любого подразделения или повысить производительность труда.

Одна из главных задач торговых предприятий – оптимизация штата менеджеров по закупкам и складских работников, оплата труда которых относится к существенным статьям затрат. Но, «сбрасывая балласт», финансовый директор должен убедиться, что подобная экономия не обернется для компании утратой доли рынка.

Как работает методика оптимизации штата, покажем на примере торговой компании, и именно менеджеров по обслуживанию заказов и складских работников.

Справка

АВС-анализ (ABC-Analysis) – инструмент, часто применяемый для контроля и управления запасами. Его также называют «методом выделения номенклатурных групп». В его основе лежит принцип Парето, что применительно к запасам на складе означает следующее: на 20 процентов номенклатуры приходится 80 процентов стоимости хранимых запасов.

Суть метода в том, что вся номенклатура разбивается на группы А, В, С по определенному формальному критерию, в нашем случае – по доле в объеме продаж и частоте запроса покупателей в отношении того или иного товара. Общепринятого жесткого подхода к определению границ номенклатурных групп в настоящее время нет.

Как рассчитывается численность сотрудников в закупках и снабжении

Чтобы определить, сколько менеджеров по закупкам и снабжению требуется компании, нужно нормировать трудозатраты, связанные с управлением и контролем товарного потока (анализ, планирование, формирование и отправку заказа поставщику, контроль ее исполнения и пр.).

    Другое мнение

    Ирина Дубовая, финансовый директор компании «Форум Тверь» (Тверь)

    Увы, четкое нормирование труда сотрудников, обслуживающих продажи, не всегда возможно. Например, как предусмотреть, что в некоторых случаях логистику приходится несколько раз связываться с менеджером поставщика, чтобы уточнить детали отгрузки или характеристики товара? Можно, конечно, заложить в норматив дополнительные 10 процентов на выполнение операций, требующих больше времени, чем обычно.

Нормативы могут быть одинаковыми для всех позиций, если предположить, что каждой товарной позиции уделяется равное количество рабочего времени, или различаться в зависимости от значимости товара того или иного наименования.

    Пример 1

    Предположим, что сотрудники торговой компании при подготовке плана закупок и формировании заявок поставщикам уделяют равное количество времени каждой позиции и поддерживают одинаковый уровень доступности товаров.1 Посредством хронометража определили, что трудозатраты на управление товарным потоком по одной ассортиментной позиции составляют в среднем 10–15 минут в месяц. Поскольку в номенклатуре компании 4000 позиций, то для управления товарным ассортиментом потребуется от 40 тыс. (4000 х 10) до 60 тыс. человеко-минут (4000 5 15).

    Принимая рабочий час за 55 минут, день – за 8 часов и месяц – за 21 день, определяем оптимальный штат отдела закупок: от 4 (40 000 / 55 / 8 / 21 = 4,3) до 7 (60 000 / 55 / 8 / 21 = 6,5) человек.

Но предположение о равномерном распределении трудозатрат достаточно условно. На обслуживание наиболее ценных товарных позиций, по сути, должно затрачиваться больше времени, поскольку спешка чревата ошибками и грозит компании потерями (например, клиентов, неудовлетворенных качеством обслуживания). Начать работу по диверсификации нормативов трудозатрат можно с проведения АВС-анализа запасов (см. справку). А по его результатам окончательно установить нормативы для каждой группы (А, В, С).

    Пример 2

    Предположим, что в рассматриваемой нами торговой компании уже проведен АВС-анализ и выделены соответствующие группы (см. табл. 1). Группа А приносит около 80 процентов выручки, на нее приходится 15 процентов всех наименований товаров (600 товарных позиций). На обслуживание каждой позиции из данной группы уходит в среднем 20–30 минут в месяц. Трудозатраты определены на основании классического хронометража рабочего времени. Контролировать исполнение планов продаж и закупок по позициям группы А нужно не реже чем 2–3 раза в неделю. Группа В обеспечивает около 15 процентов выручки, ее доля в номенклатуре – 40 процентов (1600 товарных позиций), план-факт анализ поставок и продаж необходимо проводить 1–2 раза в неделю (5–8 минут в месяц).

    И, наконец, на группу С, в которую вошли все остальные товары, приходится 45 процентов номенклатуры (1800 товарных позиций), план-факт анализ достаточно проводить раз в месяц (в среднем уходит 1–3 минуты на позицию).

    Итого суммарные трудозатраты на обслуживание товарного ассортимента компании составят 21 800 – 36 200 минут в месяц. Исходя из того, что рабочий час длится 55 минут, день – 8 часов, а месяц – 21 день, потребуется от 2 до 4 сотрудников.

Таблица 1 Распределение трудозатрат по товарным группам

Товарная группа

Доля в номен­клатуре, %

Количество позиций в группе, шт.

Затраты труда на одну позицию, минут/мес.

Затраты труда на группу,
минут/мес.

Минимум

Максимум

Минимум (стр. 4 5 стр. 5)

Максимум(стр. 4 5 стр. 6)

А

12 000

18 000

В

12 800

С

ИТОГО

21 800

36 200

Данные о необходимых и достаточных трудозатратах на обслуживание товарных потоков можно использовать, принимая решение о сокращении штата соответствующих служб или переводе части сотрудников в другие отделы (перепрофилирование). Также имеет смысл предусмотреть возможные варианты снижения трудозатрат. Например, внедрение программного обеспечения для автоматического формирования заявок и планирования поставок, стандартизацию бизнес-процессов управления запасами и расчетов с поставщиками.

    Другое мнение

    Юлия Абрамова, заместитель генерального директора по финансам компании «Морские инженерные технологии и сервис» (Москва)

    Предложенный подход принесет результат, если заявки на поставку поступают равномерно. Вероятность «пиковых» нагрузок и как следствие нехватки рабочих ресурсов тут не учитывается.

Как сэкономить на складском персонале

В некоторых подразделениях оптимизация штата может включать в себя реорганизацию, направленную на увеличение производительности труда. Покажем это на примере складских работников.

Так, увольнение части кладовщиков просто потому, что они «ничего не делают», – решение cомнительное. Нелишним будет подумать, как увеличить производительность складских работников и снизить затраты на комплектацию клиентских заказов. Здесь может пригодиться технология адресного хранения, в частности распределение зон хранения в соответствии с ценностью номенклатурных позиций.

Если наиболее часто отгружаемый товар размещать ближе к выходу (в так называемой «горячей» зоне), то на подбор заказа будет уходить меньше времени, «пробег» кладовщиков по территории склада удастся сократить в разы. Схему размещения товаров на складе имеет смысл увязать с матрицей распределения товаров в соответствии с АВС-классификацией по долям в объеме продаж и количестве запросов на отгрузку (см. табл. 2).

Таблица 2 АВС-матрица

Доля
в за-просах
на пос-тавку, %

Доля в объеме продаж, %

А – 80%

В – 15%

С – 5%

А – 80%

Высокий объем продаж, большое количество запросов

Относительно небольшой объем продаж, большое количество запросов

Небольшой объем продаж, высокое количество запросов

В – 15%

Высокий объем продаж, относительно небольшое количество запросов

Относительно небольшие объем продаж и количество запросов

Небольшой объем продаж, относительно небольшое количество запросов

С – 5%

Высокий объем продаж, малое количество запросов

Относительно небольшой объем продаж, небольшой объем запросов

Минимальные объем продаж и количество запросов

Принцип размещения товаров в данном случае прост: чем ближе к левому верхнему углу данной матрицы находится товарная позиция (то есть чем чаще товар покупают и больше партии), тем ближе к выходу его следует располагать. И, наоборот, позиции из нижнего правого угла матрицы нужно размещать дальше от зоны отгрузки.

Например, позиция AзапросAпродажи (см. табл. 2) характеризуется большим объемом продаж и присутствием в подавляющем количестве запросов. Эти товары располагаем на оптовом складе как можно ближе к зоне отгрузки. Позиция BзапросAпродажи также реализуется в большом объеме, но заказывается не так часто, как предыдущая, то есть скорее всего отгружается крупными партиями. Эти товары необходимо также размещать недалеко от выхода либо на верхних ярусах над позициями AзапросAпродажи, либо в рядах сразу за ними же.

Описанный подход позволяет значительно сэкономить время работы складских работников и увеличить пропускную способность склада. Например, если кладовщик тратит на комплектацию среднего заказа около 25–30 минут, то при размещении по вышеописанной схеме у него на эту же работу уйдет 10–15 минут. Следовательно, вместо 20–25 заказов в день он сможет собрать уже от 30 до 50.

    Другое мнение

    Юлия Абрамова, заместитель генерального директора по финансам ЗАО «Морские инженерные технологии и сервис» (Москва)

    Существует множество критериев размещения товаров на складе, их набор определяется индивидуально для каждого предприятия. Например, наша компания закупает товары под заказы покупателей и хранит их так же, то есть ячейки выделяются под заказ клиента, а не номенклатурную позицию.

    Ирина Дубовая, финансовый директор компании «Форум Тверь» (Тверь)

    Мне очень нравится идея адресного хранения, но ее трудно реализовать на небольших площадях для товаров широкого и постоянно меняющегося ассортимента. Да и цена вопроса велика – это и затраты на переделку склада (часто добавляют второй этаж, перепланируют полки), и доработка бухгалтерской системы.

    Сергей Воробьев, финансовый директор компании «Рельеф-Центр» (Рязань)

    Суть дистрибьюторского бизнеса – в продаже не товаров, а услуг (сервиса). То есть первостепенное значение имеет качество выполнения заявки клиента, в том числе оперативность доставки. Сейчас наша компания внедряет WMS–систему (Warehouse Management System – система управления складом. – Примеч. ред.), которая позволит организовать адресное хранение, оптимизировать бизнес-процессы и повысить производительность складского комплекса.

    Андрей Кривенко, финансовый директор московской компании

    Если в компании значительная доля затрат приходится на штат менеджеров по закупкам, то я бы посоветовал принципиально пересмотреть их функции, да и сам процесс закупок. Уверен, что большая часть сотрудников просто занимается не тем, на что нужно тратить время. В моей практике встречались и случаи, когда менеджер по закупкам половину своего времени тратил на согласование с отделом маркетинга просто этикетки! Причина была проста – сфера ответственности сотрудников не была прописана, каждый старался спихнуть работу с себя.

    Если в компании в кризис на 5 процентов продаж приходится 45 процентов номенклатуры (группа С), это просто безумие. Первым делом я бы потребовал сокращения этих 45 процентов ассортимента, ведь это далеко не самый нужный клиенту товар, к тому же немало денег тратится на хранение.

    Что касается адресного хранения – это действительно полезная вещь. Главное преимущество – колоссальная экономия времени комплектовщиков. Последним не нужно задумываться, куда идти за товаром. Не нужно ходить по складу с распечаткой. Все сделает складская IT-система. Она «скажет», куда ехать за товаром, задание появляется прямо на компьютере комплектовщика (кладовщика), прикрепленном к его тележке.

1 Уровень доступности товаров также называют уровнем логистического сервиса или бездефицитности. Для розницы чаще всего определяется как отношение количества дней отсутствия товаров на складе к общему количеству рабочих дней в отчетном периоде. Для опта – отношением отгруженных заявок от покупателей к принятым заказам.

В зависимости от потребностей бизнеса предприниматель меняет кадровый состав предприятия. Число сотрудников, которые требуются для успешной работы компании, определяют с помощью подсчета штатной численности. Как рассчитать и где применить этот параметр, рассмотрим далее.

Немного терминологии

На практике используется шесть видов численности работников, которые отличаются методами исчисления и способами отражения в отчетности:

  • нормативная — устанавливается трудовыми нормами и объемом работ к выполнению (идеальное значение);
  • плановая — зависит от вида деятельности, размера предприятия, объема производства, наличия вакантных рабочих мест и других факторов (реалистичнее нормативной — определяется по данным конкретного предприятия);
  • среднесписочная — среднее число сотрудников организации за отчетный период, не считая внешних совместителей и тех, кто работает по договорам подряда;
  • фактическая — величина работников предприятия на определенную дату;
  • штатная — сотрудники, которых руководитель утвердил в штатном расписании компании (без учета сезонных работников);
  • явочная — персонал организации, находящийся на рабочем месте.

Понятие штатной численности не закреплено законом. Оно используется в кадровом деле и означает сотрудников, которые нужны предприятию для успешной работы и выполнения планов.

Штат организации: цели и нормативы расчета

Штатную численность рассчитывают для оптимизации кадрового состава предприятия и затрат на оплату труда. В процессе расчета уточняется время, которое потребуется сотруднику для выполнения работы определенной сложности, и число сотрудников, необходимое для работы предприятия.

Для расчета используют данные, разработанные научно-исследовательскими институтами. Отраслевые стандарты рассчитываются в основном для крупных предприятий и включают типовые объемы и сложность работ. Мелким организациям придется самостоятельно делать расчеты с учетом масштабов и специфики деятельности.

Методики расчета штатной численности

На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:

  • времени работы — рабочее время, которое требуется сотрудникам для выполнения определенной работы;
  • нагрузки — объем работ, который должен выполнить работник или группа за рабочее время;
  • времени обслуживания — рабочие места, которые должен обслужить специалист за рабочее время;
  • численности — число работников, которых может организовать один менеджер.

Согласно Рекомендациям, предельная величина персонала бюджетного учреждения рассчитывается по формуле:

Штатная численность = Общие затраты времени за год (ч) / Норма рабочего времени каждого сотрудника за год (ч) × Коэффициент неявок по болезни, отпуску и т.п.

Рекомендации приведены для бюджетных предприятий, но норматив применяется и коммерческими компаниями.

Как рассчитать штатную численность работников

Одна из формул расчета штатной величины основана на сопоставлении выручки с рабочим временем:

Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн)

где Ов — плановый объем работ или выручки;

Фрв — планируемый фонд рабочего времени в часах (при 40-часовой рабочей неделе фонд времени в среднем составляет 2004 часа в год, 167 часов в месяц);

Впл — плановая выработка на одного работника;

Квн — плановый коэффициент выполнения нормы.

Пример. Персонал отдела продаж состоит из 15 человек. Руководство хочет просчитать, можно ли сократить подразделение. Чтобы определить штатную численность, кадровик использовал формулу Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн).

Плановый показатель Ов объема продаж на июнь — декабрь 2019 года — 58 000 000 рублей. Фонд рабочего времени (Фвр) за этот период — 1 047 часов. Плановая выработка на одного работника равна 755 000 рублей/мес. Фактическая выработка за июль — декабрь 2018 года — 644 373 рублей/мес. Плановый коэффициент выполнения нормы (Квн) рассчитан как отношение: 755 000 / 644 373 = 1,17. Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 327 рублей/час (755 000 / 1 047 × 6 мес.). Подставив величины в формулу, кадровик получил результат: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94 — округляем до 11 человек. Следовательно, на первый взгляд, в отделе продаж избыток персонала.

Эта формула не учитывает условия работы, специфику деятельности предприятия и человеческий фактор (люди — не роботы, они болеют, уходят в отпуск и т.п.).

Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора

Расчет штатной численности работников проводится на основе норматива — идеальной ситуации, в которой все сотрудники присутствуют на рабочих местах. Нормативная величина не учитывает, что работники уходят в отпуск, болеют и т.п. Для поправки расчета применяется коэффициент невыхода (Кн) на работу, который определяется путем точного учета явок и неявок персонала от фонда рабочего времени:

Кн = 1 + Дн

где Кн — планируемый коэффициент невыхода персонала на работу;

Дн — доля «не работы» в фонде рабочего времени — процент планируемых невыходов / 100.

С учетом этого коэффициента формула расчета штатной величины примет вид Шч = Н × Кн. Эта формула позволяет определить оптимальное число сотрудников и не перерасходовать фонд зарплаты.

Пример. Сотрудник кадровой службы определил, что нормативная численность отдела продаж — 10,9 человек. Для уточнения величины он рассчитал коэффициент невыходов (Кн) на период июль — декабрь 2019 года.

В расчет принимается 35 нерабочих дней при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 приходится на оплачиваемый отпуск, 14 — норма по больничному, 7 — без сохранения зарплаты по ТК РФ. Это составляет 280 часов (35 × 8).

Структура и штат организации: взаимосвязь

Структура и штат организации — понятия сопоставимые. Структурные особенности предприятия влияют на кадровый состав и должны учитываться при подсчете штатной численности. Для этого определяется отношение руководящих работников к рядовым сотрудникам:

  • какую часть персонала обслуживает один юрист, бухгалтер, экономист;
  • сколько на предприятии производственных и обслуживающих подразделений;
  • какое количество подчиненных у каждого руководителя подразделения.

С 1930-х в кадровом деле используют нормативы, которые разработал французский ученый В. Грейкунас. Согласно этим нормативам на руководителя высшего уровня приходится 3-5 рядовых работников, среднего уровня — 7-9.

Важно! Нормативы — ориентировочные величины, которые отражают средние показатели по отрасли. Поэтому оптимальная штатная численность рассчитывается на каждом предприятии индивидуально.

Автор статьи: Ирина Смирнова.

У вас малое предприятие с сотрудниками? Ведите кадровый учет, легко начисляйте зарплату и сдавайте через интернет отчеты по сотрудникам в сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис автоматизирует большинство рутинных операций, избавляет от авралов, экономит ваше время и деньги. Также в сервисе — бухгалтерский и налоговый учет, подготовка, проверка и отправка отчетности, сверки с контролирующими органами, консультации экспертов, нормативно-правовая база.

В.В. Юрашев ,

доцент МГИЭМ,

ФИЗТЕХ

к.ф.-м. н.

В редакцию журнала не перестают приходить письма, в которых офис-менеджеры, бухгалтеры и секретари небольших компаний интересуются, до какого числа должен вырасти штат организации, чтобы руководство ввело отдельную штатную единицу — инспектора по кадрам? Инспекторы по кадрам спрашивают, как убедить руководство организации, что они не успевают выполнять все новые и новые работы, которые на них возлагаются с изменением трудового, социального и пенсионного законодательства? Генеральные директора выясняют, сколько кадровиков необходимо, чтобы обеспечить функционирование организации?

Редакция решила не ограничиваться индивидуальными консультациями и обратилась с просьбой к математику, который с помощью сухих цифр и строгих формул попытался найти аргументы для руководителей организаций, зачастую необоснованно экономящих на инспекторах по кадрам.

Основным документом, используемым для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также для обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами, до сегодняшнего дня остаются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров<*>, утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78. Срок действия нормативов неоднократно продлевался и был ограничен 1997 годом. Но, поскольку новые нормативы времени на выполнение кадровых операций пока не приняты, его положения, как не противоречащие трудовому законодательству, а также в силу того, что являются экономическим инструментом нормирования труда, а не регулируют правовые отношения напрямую, продолжают применяться экономистами по труду при расчете численности работников отделов кадров.

<*> Далее по тексту — «Сборник».

Прежде всего, разберемся, какие операции должны выполняться работниками отдела кадров в соответствии со Сборником и проанализируем, какие из них выполняются во всех организациях, какие — только в некоторых (в т.ч. из-за специфики деятельности компании), а какие, в силу изменения законодательства, практически не выполняются.

Таблица 1

Итак, перечень работ — внушительный. В реальности же он еще больше, поскольку за годы после утверждения нормативов к функциям отделов кадров добавились работы по подготовке и предоставлению документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, работы с подразделениями ФСС России по социальному страхованию, работы по медицинскому страхованию и еще целый ряд иных весьма трудоемких работ.

Все эти работы Сборником не учтены, но, тем не менее, выполняются, вне зависимости от того, сколько пар рук в отделе кадров.

Возьмем только четыре(!) из тридцати работ, которые должны выполняться кадровыми службами всех организаций. На их выполнение Сборником отводится следующее время:

Таблица 2

Пункт по Сборнику Работа Норма времени по Сборнику ( Топр )
3.1 Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих 0,46 ч на 1 принимаемого рабочего; 0,74 ч на 1 принимаемого служащего
3.3.2 Оформление документов при увольнении рабочих и служащих 0,39 ч на 1 увольняемого работника
3.4.5 Оформление отпусков 0,11 ч на 1 работника
3.4.16 Оформление документов работников, уходящих на пенсию по старости 3,3 чел.ч на 1 работника + 0,5 ч на 1 работника, уходящего на пенсию

Согласно Сборнику норма времени на выполнение единицы нормируемой работы определяется по формуле:

Нвр = Топр + Топр k ,
100

где Нвр — норма времени на выполнение контрактного нормативного вида работ (чел.ч);

Топр — норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленной по Сборнику (чел.ч);

k — коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, личные потребности и т.д. (в %).

Поскольку нормативы оперативного времени на выполнение данной работы (Топр) нам известны (таблица 2), займемся k. Этот коэффициент учитывает время на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы. Рабочее место каждого кадровика индивидуально: у кого-то стоит компьютер последнего поколения, у кого-то — старенький «386», а кого-то — все, что есть — это бланки, канцелярские принадлежности и микрокалькулятор. В отделе кадров одного предприятия хранение информации автоматизировано (в электронных библиотеках и архивах), в других — все дела хранятся в полуавтоматических шкафах, в третьих — дела размещены на обычных стеллажах. Что такое «отдых» во время работы? Это необходимые упражнения для глаз во время работы на персональном компьютере, это производственная гимнастика.

Следовательно, k может меняться: от 6 до 11%.

Посмотрим, как будет зависеть норма времени Нвр на оформление документов при приеме на работу .

Но сначала определим, какие операции входят в эту работу. Согласно Сборнику норматив времени (0,74 ч на 1 служащего и 0,46 ч на 1 рабочего) установлен только для выполнения следующих операций:

  1. ознакомления с документами, представленными поступающим на работу (паспортом, трудовой книжкой, документами об образовании, военным билетом, пр.) и на их основании заполнения приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы № Т-1 и Т-1а) и личной карточки (форма № Т-2 или № Т-2ГС), а также заполнения учетной карточки научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4), если осуществляется прием на работу научного работника;
  2. внесения записи в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу;
  3. отметки о приеме на работу в журнале (книге) о приеме на работу (если такой журнал ведется);
  4. оформления личного дела (подшивки заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к деятельности работника, составления описи документов, находящихся в личном деле);
  5. нумерации, регистрации и укладки личного дела в сейф;
  6. ознакомления работника с правилами внутреннего трудового распорядка;
  7. заполнение контрольного листка по технике безопасности.

Ни заключение трудового договора, ни ознакомление работника с локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции, ни оформление страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, ни проведение собеседования, ни иные операции, выполняемые отделом кадров при приеме на работу в настоящее время, не учтены при расчете этого норматива.

Таким образом, на выполнение только 7 операций будет уходить время, указанное в таблице 3.

Таблица 3<*>

Нвр k
6% 7% 8% 9% 10% 11%
Нраб 0,49 0,49 0,50 0,50 0,51 0,51
Нслуж 0,78 0,79 0,80 0,81 0,81 0,82

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

Из таблицы видно, как зависит норма времени на выполнение только одной работы от того, каким образом изначально организовано рабочее место, насколько сам кадровик собран и организован.

Теперь нам необходимо определить годовую трудоемкость нормируемых работ Тн. Согласно Сборнику она определяется с учетом объема каждого вида выполняемых работ по формуле:

где Тн — годовая трудоемкость нормируемых работ (чел.ч);

Нврi — норма времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы (чел.ч);

Vi — объем конкретного вида работы выполняемой за год;

i — 1, 2, …, n — виды выполняемых работ.

Подсчитаем Тн при оформлении приема на работу. Предположим, что ежемесячный прием на работу составляет 1% от общего числа работающих на предприятии. Возьмем небольшую сервисную компанию со штатом 100 человек, из которых 20% рабочих и 80% служащих.

Ежемесячный объем приема на работу составляет 1 человек, за год — 12 человек. Условно за год будет принято 2,4 рабочих и 9,6 служащих. Рассчитаем годовую трудоемкость оформления документов при приеме на работу отдельно рабочих и отдельно — служащих все в той же компании со штатом 100 человек.

Таблица 4<*>

Тн (чел. ч.) k
6% 7% 8% 9% 10% 11%
Траб 1,17 1,18 1,19 1,20 1,21 1,23
Тслуж 7,53 7,60 7,67 7,74 7,81 7,89
Тобщее 8,70 8,78 8,86 8,94 9,02 9,12

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

В ней, Тслуж — годовая трудоемкость нормируемых работ по приему служащих, Траб — годовая трудоемкость нормируемых работ по приему рабочих и Тобщее — общая годовая трудоемкость нормируемых работ по приему и рабочих, и служащих.

Если ежемесячный прием на работу составляет 2 человека (2% от 100 единиц штата), то за год принимается 24 человека, если 3 — то 36 за год, если 4 — то 48 за год, если 5 — то 60 за год, если 6 — то 72 за год. Иными словами, если a% — процент приема за месяц (на 100 человек работающих), то a — количество человек, принятых за месяц, а 12a — принятых за год. В этом случае годовая трудоемкость работы по оформлению документов при приеме на работу в компании со штатной численностью 100 человек (из которых 20% — рабочие и 80% — служащие) будет определяться по таблице 5.

Таблица 5<*>

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

А теперь, посмотрим, как годовая трудоемкость работы по оформлению приема зависит от соотношения служащих и рабочих. При этом остаемся в пределах 100 штатных единиц и k — 8%.

Таблица 6<*>

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

Теперь перейдем ко второй работе — оформлению документов при увольнении работников и определим ее годовую трудоемкость. В рамках этой работы выполняются следующие операции:

  1. заполнение бланка приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (формы № Т-8 и Т-8а) на основании резолюции руководителя организации на заявлении работника об увольнении;
  2. заполнение личной карточки;
  3. внесение записи в трудовую книжку;
  4. выдача трудовой книжки под расписку увольняемому;
  5. запись о выдаче трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек;
  6. изъятие личного дела из картотеки, запись в личном деле об увольнении и в журнале уволенных (если такой ведется);
  7. комплектование документов для передачи в архив;
  8. перемещение личной карточки в картотеку;
  9. составление отчета об увольнении с работы.

Норматив времени — 0,39 ч на 1 увольняемого работника — рассчитан только для этих операций.

Компания — все та же — со штатом 100 человек, из которых 20% — рабочие и 80% — служащие.

Таблица 7<*>

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

Еще одна ключевая работа, выполняемая отделом кадров, — оформление отпуска . В ее состав входят следующие операции:

  1. составление приказа на отпуск;
  2. запись в личной карточке на основании приказа;
  3. подсчет продолжительности дополнительного отпуска;
  4. запись в журнале регистрации отпусков (если такой ведется).

На выполнение этой работы Сборник отводит 0,11 ч на 1 работника. Определим годовую трудоемкость этой работы.

Таблица 8 <*>

Т (чел. ч) k %
6% 7% 8% 9% 10% 11%
11,66 11,77 11,88 11,99 12,1 12,21

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

И последняя из отобранных операций — оформление документов работников, уходящих на пенсию по старости. Норматив времени 3,3 чел.ч рассчитан Сборником для выполнения следующих операций:

  1. подборки трудовых книжек на основании списка работников пенсионного возраста;
  2. уточнения общего стажа работы (в том числе льготного) по данным личной карточки и трудовой книжки;
  3. регистрации заявления работника;
  4. оформление пенсионного макета;
  5. консультации уходящего на пенсию;
  6. представление документов в органы социального обеспечения;
  7. оформления документов в органах социального обеспечения;
  8. записи в книге учета лиц, уходящих на пенсию (если таковая ведется).

На оформление документов в органах социального обеспечения отводится 0,5 часа на 1 работника, уходящего на пенсию.

Часть этих операций не выполняется, но зато с лихвой компенсируется возросшими затратами времени на консультации работников и на контакты с пенсионными органами.

При расчете трудоемкости этой работы будем исходить из того, что 0,r% — количество работников, уходящих на пенсию в течение месяца (в процентах); 0,r — количество работников, уходящих на пенсию в течение месяца; 0,r х 12 — количество работников, уходящих на пенсию за год.

Таблица 9<*>

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

Таблицы 4 — 9 являются базовыми. Это означает, что, если мы рассчитываем нормативы на 100 человек штата, то для расчета этих же нормативов на 2000 человек мы умножаем каждый из показателей на 20 и после их суммирования получаем общее время, необходимое работнику отдела кадров для выполнения всей работы. Если же в компании работает М человек, то каждый из нормативов, рассчитанный на 100 человек, должен быть умножен на М/100, а полученные показатели должны быть просуммированы.

Теперь о правилах пользования таблицами.

На 100 работников — годовая трудоемкость только 4 работ составляет:

11,88 чел.ч — оформление отпусков (таблица 8);

19,7 чел. ч — оформление пенсии (таблица 9 (r = 0,4);

15,15 чел.ч — увольнение (таблица 7 ( = 3%);

26,64 чел.ч — прием на работу (таблица 5 ( = 3%).

Итого, из расчета на 100 работников годовая трудоемкость этих работ составит 73,37 чел.ч.

А теперь возьмем один из ключевых факторов, напрямую оказывающих влияние на рабочую нагрузку работников отдела кадров — текучесть персонала .

Определим текучесть персонала следующим образом.

Пусть g количество лиц уволенных за год, такое же количество людей мы должны принять за год; процентное соотношение рабочих и служащих мы считаем неизменным. Если, например, брать компанию со штатом 100 человек, из которых 20% рабочих и 80% служащих, то при k = 8% и при ежемесячном увольнении 1 человека и приеме 1 работника сотруднику отдела кадров потребуется затратить 14,01 часа. Если таких лиц будет a человек, то потребуется 14,01 ґ a часа. При полезном фонде рабочего времени одного работника в часах, равном 1910 часов, численность работников определяется по формулам:

14,01 х -человек на 100 штатных единиц компании;
1910
70,05 х -человек на 500 штатных единиц компании.
1910

Поскольку — количество человек, рассчитанных на 100 штатных единиц, то a является одновременно и процентом лиц, уволенных и принятых на работу.

Мы считаем, что прием рабочих и служащих осуществляется в их процентном соотношении, то есть за год будет уволено и принято 2,4 рабочих и 9,6 служащих при условии, что ежемесячные увольнение и прием составят 1 человек. Если же увольняют больше работников, то необходимо сделать соответствующий перерасчет.

В случае, когда в компании 20% служащих и 80% рабочих, формулы для определения количества работников отдела кадров изменяются и принимают следующий вид:

11,74 х -количество работников отдела кадров на 100 штатных единиц компании;
1910
58,70 х -количество работников отдела кадров на 500 штатных единиц компании.
1910

Как в компании со штатом 500 человек (из которых 80% служащих и 20% рабочих) — так называемой «интеллектуальной компании», изменяется годовая трудоемкость (Т) и количество работников отдела кадров (L) в зависимости от текучести кадров (% — количество работников, принятых на работу и уволенных за год), нам поможет понять рисунок 1.

Рис. 1

Посмотрим, как будет рассчитываться численность кадровиков в компании со штатом в 500 человек (20% служащих и 80% рабочих). Если для определения количества работников отдела кадров в организации, состоящей из 100 человек, используется формула

11,77 х ,
1910

то в компании со штатом 500 человек для расчета количества кадровиков должна использоваться формула:

58,85 х

.
1910

Рис. 2

Рисунки как нельзя лучше иллюстрируют, как текучесть кадров, которая порой зависит больше от политики оплаты труда, мотивации и иных факторов, нежели от самого отдела кадров, влияет на численный состав самих кадровиков.

Надеемся, что эти цифры убедят ваше руководство, что если всего лишь две работы — оформление приема и увольнения — требуют в компании с численностью 500 человек 1 кадрового работника при текучести 27% в месяц (см. рис. 1), то для того, чтобы выполнять еще около четырех десятков работ, вам уже давно требуются помощники.

В древние времена, пока люди еще не приобщились к культуре и науке, они добывали огонь трением твердого дерева. Люди же просвещенные совлекали с неба более чистый огонь, собирая с помощью зеркал и линз лучи солнца.

Подобным же образом различаются способы определения численности работников организации. Пора вашему руководству основываться на расчетах, а не на интуиции и зачастую необоснованной экономии на одной из ключевых служб организации.

«Слишком много сотрудников, надо сократить» – большинство руководителей выносят подобные вердикты исключительно «на глазок». Между тем существуют технологии, позволяющие просчитать оптимальную численность любого подразделения или повысить производительность труда.

Одна из главных задач торговых предприятий – оптимизация штата менеджеров по закупкам и складских работников, оплата труда которых относится к существенным статьям затрат. Но, «сбрасывая балласт», финансовый директор должен убедиться, что подобная экономия не обернется для компании утратой доли рынка.

Как работает методика оптимизации штата, покажем на примере торговой компании, и именно менеджеров по обслуживанию заказов и складских работников.

Справка

АВС-анализ (ABC-Analysis) – инструмент, часто применяемый для контроля и управления запасами. Его также называют «методом выделения номенклатурных групп». В его основе лежит принцип Парето, что применительно к запасам на складе означает следующее: на 20 процентов номенклатуры приходится 80 процентов стоимости хранимых запасов.

Суть метода в том, что вся номенклатура разбивается на группы А, В, С по определенному формальному критерию, в нашем случае – по доле в объеме продаж и частоте запроса покупателей в отношении того или иного товара. Общепринятого жесткого подхода к определению границ номенклатурных групп в настоящее время нет

Как рассчитывается численность сотрудников в закупках и снабжении 📌 Реклама Отключить

Чтобы определить, сколько менеджеров по закупкам и снабжению требуется компании, нужно нормировать трудозатраты, связанные с управлением и контролем товарного потока (анализ, планирование, формирование и отправку заказа поставщику, контроль ее исполнения и пр.).

    Другое мнение

    Ирина Дубовая,финансовый директор компании «Форум Тверь» (Тверь)

    Увы, четкое нормирование труда сотрудников, обслуживающих продажи, не всегда возможно. Например, как предусмотреть, что в некоторых случаях логистику приходится несколько раз связываться с менеджером поставщика, чтобы уточнить детали отгрузки или характеристики товара? Можно, конечно, заложить в норматив дополнительные 10 процентов на выполнение операций, требующих больше времени, чем обычно.

Нормативы могут быть одинаковыми для всех позиций, если предположить, что каждой товарной позиции уделяется равное количество рабочего времени, или различаться в зависимости от значимости товара того или иного наименования. 📌 Реклама Отключить

    Пример 1

    Предположим, что сотрудники торговой компании при подготовке плана закупок и формировании заявок поставщикам уделяют равное количество времени каждой позиции и поддерживают одинаковый уровень доступности товаров.1 Посредством хронометража определили, что трудозатраты на управление товарным потоком по одной ассортиментной позиции составляют в среднем 10–15 минут в месяц. Поскольку в номенклатуре компании 4000 позиций, то для управления товарным ассортиментом потребуется от 40 тыс. (4000 х 10) до 60 тыс. человеко-минут (4000 5 15).

    Принимая рабочий час за 55 минут, день – за 8 часов и месяц – за 21 день, определяем оптимальный штат отдела закупок: от 4 (40 000 / 55 / 8 / 21 = 4,3) до 7 (60 000 / 55 / 8 / 21 = 6,5) человек.

Но предположение о равномерном распределении трудозатрат достаточно условно. На обслуживание наиболее ценных товарных позиций, по сути, должно затрачиваться больше времени, поскольку спешка чревата ошибками и грозит компании потерями (например, клиентов, неудовлетворенных качеством обслуживания). Начать работу по диверсификации нормативов трудозатрат можно с проведения АВС-анализа запасов (см. справку). А по его результатам окончательно установить нормативы для каждой группы (А, В, С). 📌 Реклама Отключить

    Пример 2

    Предположим, что в рассматриваемой нами торговой компании уже проведен АВС-анализ и выделены соответствующие группы (см. табл. 1). Группа А приносит около 80 процентов выручки, на нее приходится 15 процентов всех наименований товаров (600 товарных позиций). На обслуживание каждой позиции из данной группы уходит в среднем 20–30 минут в месяц. Трудозатраты определены на основании классического хронометража рабочего времени. Контролировать исполнение планов продаж и закупок по позициям группы А нужно не реже чем 2–3 раза в неделю. Группа В обеспечивает около 15 процентов выручки, ее доля в номенклатуре – 40 процентов (1600 товарных позиций), план-факт анализ поставок и продаж необходимо проводить 1–2 раза в неделю (5–8 минут в месяц).

    И, наконец, на группу С, в которую вошли все остальные товары, приходится 45 процентов номенклатуры (1800 товарных позиций), план-факт анализ достаточно проводить раз в месяц (в среднем уходит 1–3 минуты на позицию).

    📌 Реклама Отключить

    Итого суммарные трудозатраты на обслуживание товарного ассортимента компании составят 21 800 – 36 200 минут в месяц. Исходя из того, что рабочий час длится 55 минут, день – 8 часов, а месяц – 21 день, потребуется от 2 до 4 сотрудников.

Таблица 1 Распределение трудозатрат по товарным группам

Товарная группа Доля в номен­клатуре, % Количество позиций в группе, шт. Затраты труда на одну позицию, минут/мес. Затраты труда на группу,
минут/мес.
Минимум Максимум Минимум (стр. 4 5 стр. 5) Максимум(стр. 4 5 стр. 6)
А 15 600 20 30 12 000 18 000
В 40 1600 5 8 8000 12 800
С 45 1800 1 3 1800 5400
ИТОГО 100 4000 21 800 36 200

Данные о необходимых и достаточных трудозатратах на обслуживание товарных потоков можно использовать, принимая решение о сокращении штата соответствующих служб или переводе части сотрудников в другие отделы (перепрофилирование). Также имеет смысл предусмотреть возможные варианты снижения трудозатрат. Например, внедрение программного обеспечения для автоматического формирования заявок и планирования поставок, стандартизацию бизнес-процессов управления запасами и расчетов с поставщиками. 📌 Реклама Отключить

    Другое мнение

    Юлия Абрамова,заместитель генерального директора по финансам компании «Морские инженерные технологии и сервис» (Москва)

    Предложенный подход принесет результат, если заявки на поставку поступают равномерно. Вероятность «пиковых» нагрузок и как следствие нехватки рабочих ресурсов тут не учитывается.

Как сэкономить на складском персонале

В некоторых подразделениях оптимизация штата может включать в себя реорганизацию, направленную на увеличение производительности труда. Покажем это на примере складских работников.

Так, увольнение части кладовщиков просто потому, что они «ничего не делают», – решение cомнительное. Нелишним будет подумать, как увеличить производительность складских работников и снизить затраты на комплектацию клиентских заказов. Здесь может пригодиться технология адресного хранения, в частности распределение зон хранения в соответствии с ценностью номенклатурных позиций.

📌 Реклама Отключить

Если наиболее часто отгружаемый товар размещать ближе к выходу (в так называемой «горячей» зоне), то на подбор заказа будет уходить меньше времени, «пробег» кладовщиков по территории склада удастся сократить в разы. Схему размещения товаров на складе имеет смысл увязать с матрицей распределения товаров в соответствии с АВС-классификацией по долям в объеме продаж и количестве запросов на отгрузку (см. табл. 2).

Таблица 2 АВС-матрица

Доля
в за-просах
на пос-тавку, %
Доля в объеме продаж, %
А – 80% В – 15% С – 5%
А – 80% Высокий объем продаж, большое количество запросов Относительно небольшой объем продаж, большое количество запросов Небольшой объем продаж, высокое количество запросов
В – 15% Высокий объем продаж, относительно небольшое количество запросов Относительно небольшие объем продаж и количество запросов Небольшой объем продаж, относительно небольшое количество запросов
С – 5% Высокий объем продаж, малое количество запросов Относительно небольшой объем продаж, небольшой объем запросов Минимальные объем продаж и количество запросов

Принцип размещения товаров в данном случае прост: чем ближе к левому верхнему углу данной матрицы находится товарная позиция (то есть чем чаще товар покупают и больше партии), тем ближе к выходу его следует располагать. И, наоборот, позиции из нижнего правого угла матрицы нужно размещать дальше от зоны отгрузки. 📌 Реклама Отключить

Например, позиция AзапросAпродажи (см. табл. 2) характеризуется большим объемом продаж и присутствием в подавляющем количестве запросов. Эти товары располагаем на оптовом складе как можно ближе к зоне отгрузки. Позиция BзапросAпродажи также реализуется в большом объеме, но заказывается не так часто, как предыдущая, то есть скорее всего отгружается крупными партиями. Эти товары необходимо также размещать недалеко от выхода либо на верхних ярусах над позициями AзапросAпродажи, либо в рядах сразу за ними же.

Описанный подход позволяет значительно сэкономить время работы складских работников и увеличить пропускную способность склада. Например, если кладовщик тратит на комплектацию среднего заказа около 25–30 минут, то при размещении по вышеописанной схеме у него на эту же работу уйдет 10–15 минут. Следовательно, вместо 20–25 заказов в день он сможет собрать уже от 30 до 50.

📌 Реклама Отключить

    Другое мнение

    Юлия Абрамова,заместитель генерального директора по финансам ЗАО «Морские инженерные технологии и сервис» (Москва)

    Существует множество критериев размещения товаров на складе, их набор определяется индивидуально для каждого предприятия. Например, наша компания закупает товары под заказы покупателей и хранит их так же, то есть ячейки выделяются под заказ клиента, а не номенклатурную позицию.

    Ирина Дубовая, финансовый директор компании «Форум Тверь» (Тверь)

    Мне очень нравится идея адресного хранения, но ее трудно реализовать на небольших площадях для товаров широкого и постоянно меняющегося ассортимента. Да и цена вопроса велика – это и затраты на переделку склада (часто добавляют второй этаж, перепланируют полки), и доработка бухгалтерской системы.

    📌 Реклама Отключить

    Сергей Воробьев, финансовый директор компании «Рельеф-Центр» (Рязань)

    Суть дистрибьюторского бизнеса – в продаже не товаров, а услуг (сервиса). То есть первостепенное значение имеет качество выполнения заявки клиента, в том числе оперативность доставки. Сейчас наша компания внедряет WMS–систему (Warehouse Management System – система управления складом. – Примеч. ред.), которая позволит организовать адресное хранение, оптимизировать бизнес-процессы и повысить производительность складского комплекса.

    Андрей Кривенко, финансовый директор московской компании

    Если в компании значительная доля затрат приходится на штат менеджеров по закупкам, то я бы посоветовал принципиально пересмотреть их функции, да и сам процесс закупок. Уверен, что большая часть сотрудников просто занимается не тем, на что нужно тратить время. В моей практике встречались и случаи, когда менеджер по закупкам половину своего времени тратил на согласование с отделом маркетинга просто этикетки! Причина была проста – сфера ответственности сотрудников не была прописана, каждый старался спихнуть работу с себя.

    📌 Реклама Отключить

    Если в компании в кризис на 5 процентов продаж приходится 45 процентов номенклатуры (группа С), это просто безумие. Первым делом я бы потребовал сокращения этих 45 процентов ассортимента, ведь это далеко не самый нужный клиенту товар, к тому же немало денег тратится на хранение.

    Что касается адресного хранения – это действительно полезная вещь. Главное преимущество – колоссальная экономия времени комплектовщиков. Последним не нужно задумываться, куда идти за товаром. Не нужно ходить по складу с распечаткой. Все сделает складская IT-система. Она «скажет», куда ехать за товаром, задание появляется прямо на компьютере комплектовщика (кладовщика), прикрепленном к его тележке.

___________________

1 Уровень доступности товаров также называют уровнем логистического сервиса или бездефицитности. Для розницы чаще всего определяется как отношение количества дней отсутствия товаров на складе к общему количеству рабочих дней в отчетном периоде. Для опта – отношением отгруженных заявок от покупателей к принятым заказам.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *