Сроки хранения должностных инструкций

Содержание

Срок хранения должностные инструкции работников

Меню

— Новости — Срок хранения должностные инструкции работников

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой Где должны храниться должностные инструкции сотрудников Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п.

77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:

  • в архивы;
  • фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.

Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным.

Сроки хранения должностных инструкций работников в организациях

Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»(Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.

2010 N 18380) Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (типовые): Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения должностных инструкций Вопрос: …Как поступить работодателю в случае отсутствия у него своего экземпляра трудового договора и отказа работника от выполнения части работ?(Консультация эксперта, 2017) Кроме того, суды отмечают, что отсутствие у работодателя экземпляров трудовых договоров неблагоприятных последствий для работника повлечь не может, поскольку в силу ст.

Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании. А теперь о сроках хранения: -Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности. (Срок хранения – постоянно.) -Журнал регистрации инструктажных мероприятий; (Срок хранения 10 лет.)

  • Это лучший ответ дополнение к ответу: Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения п.27. Правила, инструкции, регламенты: а) по месту разработки и/или утверждения — Пост.* б) в других организациях — 3 г.

Если в организации установлен порядок, при котором документы к утверждению централизованно готовит кадровая служба и утвержденные оригиналы положений и должностных инструкций также хранятся ею централизованно, она осуществляет ознакомление работников и передает им под расписку заверенные копии должностных или рабочих инструкций, то архив будет принимать на постоянное хранение утвержденные оригиналы с отметками об ознакомлении после их замены новыми от кадровой службы. При таком порядке для текущей работы и контроля за выполнением трудовых операций в структурные подразделения передаются заверенные копии (при экспертизе ценности часто проводится аналогия с категорией «в других организациях»).

Срок хранения должностных инструкций

Подробнее о должностных инструкциях читайте здесь: Руководители структурных подразделений наиболее рациональным способом могут определить субординацию персонала в подразделении, распределить функциональные обязанности среди подчиненных работников и решить другие связанные с назначением трудовых обязанностей вопросы.

Составленная инструкция должна быть согласована с работниками кадровой и юридической службы, а при необходимости — с другими заинтересованными лицами организации. После согласования должностная инструкция подписывается составителем и утверждается руководителем организации.

Как поступить, если сотрудник отказывается подписывать утвержденную должностную инструкцию в новой редакции Должностная инструкция носит обезличенный характер, то есть разрабатывается не на конкретного работника, а на определенную должность, внесенную в штатное расписание.

Срок хранения должностных инструкций сотрудников

На их основе служба делопроизводства и архив могут также готовить ежегодный сводный акт о выделении документов к уничтожению и организовывать централизованное уничтожение не подлежащих хранению документов. Экспертная комиссия организации может также принять решение о сроке хранения заверенных копий организационных документов. При согласовании проекта номенклатуры дел для них может быть установлен обычный для копий документов срок хранения «До минования надобности», который, как правило, не может быть менее 1 года.

В третьих, при составлении графика приема-передачи дел в архив рекомендуем в настоящее время руководствоваться п. 34 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв.

Срок хранения должностных инструкций после замены новыми | Помощь Юриста

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой Где должны храниться должностные инструкции сотрудников Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п.

77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:

  • в архивы;
  • фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.

Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным.

После замены новыми положения и должностные инструкции структурные подразделения включают в годовой раздел описи дел постоянного срока хранения и готовят к передаче в архив. При таком порядке кадровая служба («другое подразделение») получает от всех подразделений заверенные копии положений и должностных инструкций для текущей работы и контроля.

После замены новыми минимум через 1 год (максимум через 3 года) кадровая служба включает заверенные копии положений о подразделениях и должностные инструкции работникам в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Акты о выделении документов к уничтожению оформляются структурными подразделениями самостоятельно, визируются архивом и проходят согласование экспертной комиссией организации.

На их основе служба делопроизводства и архив могут также готовить ежегодный сводный акт о выделении документов к уничтожению и организовывать централизованное уничтожение не подлежащих хранению документов. Экспертная комиссия организации может также принять решение о сроке хранения заверенных копий организационных документов.

При согласовании проекта номенклатуры дел для них может быть установлен обычный для копий документов срок хранения «До минования надобности», который, как правило, не может быть менее 1 года. В третьих, при составлении графика приема-передачи дел в архив рекомендуем в настоящее время руководствоваться п.

34 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв.

Каков срок хранения должностных инструкций в банке

Чаще всего должностная инструкция вводится в действие для вакантной должности, то есть до поиска и приема на эту должность подходящего работника. Удобным вариантом хранения должностных инструкций является централизованное хранение в кадровой службе, которая знакомит с ними принимаемых работников. Впрочем, на многих предприятиях предпочитают хранить должностные инструкции в структурных подразделениях или в канцелярии.

Как обновить должностные инструкции с учетом профстандартов Сроки хранения должностных инструкций сотрудников Иногда после составления и утверждения должностной инструкции возникают дополнительные вопросы. Что делать дальше с этим документом? Где он должен храниться? Каков срок хранения должностных инструкций? На основополагающие вопросы хранения, использования и учета документов отвечает Федеральный закон от 22.10.

2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Важно

После замены новыми положения и должностные инструкции структурные подразделения включают в годовой раздел описи дел постоянного срока хранения и готовят к передаче в архив.

При таком порядке кадровая служба («другое подразделение») получает от всех подразделений заверенные копии положений и должностных инструкций для текущей работы и контроля.

После замены новыми минимум через 1 год (максимум через 3 года) кадровая служба включает заверенные копии положений о подразделениях и должностные инструкции работникам в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Акты о выделении документов к уничтожению оформляются структурными подразделениями самостоятельно, визируются архивом и проходят согласование экспертной комиссией организации.

Blog

Чаще всего должностная инструкция вводится в действие для вакантной должности, то есть до поиска и приема на эту должность подходящего работника. Удобным вариантом хранения должностных инструкций является централизованное хранение в кадровой службе, которая знакомит с ними принимаемых работников. Впрочем, на многих предприятиях предпочитают хранить должностные инструкции в структурных подразделениях или в канцелярии.

Как обновить должностные инструкции с учетом профстандартов Сроки хранения должностных инструкций сотрудников Иногда после составления и утверждения должностной инструкции возникают дополнительные вопросы. Что делать дальше с этим документом? Где он должен храниться? Каков срок хранения должностных инструкций? На основополагающие вопросы хранения, использования и учета документов отвечает Федеральный закон от 22.10.

2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают копии, которые выдают работнику и начальнику структурного подразделения.

Если в организации установлен порядок, при котором документы к утверждению централизованно готовит кадровая служба и утвержденные оригиналы положений и должностных инструкций также хранятся ею централизованно, она осуществляет ознакомление работников и передает им под расписку заверенные копии должностных или рабочих инструкций, то архив будет принимать на постоянное хранение утвержденные оригиналы с отметками об ознакомлении после их замены новыми от кадровой службы. При таком порядке для текущей работы и контроля за выполнением трудовых операций в структурные подразделения передаются заверенные копии (при экспертизе ценности часто проводится аналогия с категорией «в других организациях»).

  • предоставить необходимую информацию для проведения отбора кандидатов при приеме на работу;
  • ознакомить сотрудника с перечнем и объемом ожидаемых от него действий, с критериями оценки его труда, с приоритетными направлениями для повышения уровня квалификации и т.п.;
  • провести оценку труда работника и принять решение о путях развития его карьеры в организации;
  • служить доказательной базой при трудовых спорах;
  • расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности.

Проверяем эффективность должностных инструкций Читайте по теме в электронном журнале Учет и хранение должностных инструкций сотрудников Обычно обязанности по составлению должностных инструкций для подчиненных работников возлагают на руководителей подразделений, а учет и хранение должностных инструкций сотрудников ведет кадровая служба организации.

Срок хранения должностных инструкций сотрудников | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Должностная инструкция — локальный нормативный акт предприятия, устанавливающий обязанности сотрудников, занимающих определенные должности. В данной статье мы коснемся вопросов составления и хранения должностных инструкций.

В том числе затронем следующие темы:

  • для чего нужны должностные инструкции сотрудников;
  • учет и хранение должностных инструкций сотрудников;
  • сроки хранения должностных инструкций сотрудников.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Читать статью

Должностная инструкция — внутренний документ, определяющий должностные обязанности отдельного работника на занимаемой должности в конкретной организации, а также устанавливающий его полномочия и ответственность.

Как оформить должностную инструкцию

Несмотря на то, что обязанность по составлению должностных инструкций возложена только на государственные учреждения, частные организации также могут извлечь из этого документа значительную пользу. Должностная инструкция при условии ее правильного составления позволяет решить ряд задач:

  • рационально распределить функциональные обязанности сотрудников, определить связи между ними;
  • конкретизировать права и ответственность работников;
  • повысить личную и коллективную ответственность персонала;

Можно ли оформлять должностные инструкции только отдельным сотрудникам организации

  • предоставить необходимую информацию для проведения отбора кандидатов при приеме на работу;
  • ознакомить сотрудника с перечнем и объемом ожидаемых от него действий, с критериями оценки его труда, с приоритетными направлениями для повышения уровня квалификации и т.п.;
  • провести оценку труда работника и принять решение о путях развития его карьеры в организации;
  • служить доказательной базой при трудовых спорах;
  • расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности.

Проверяем эффективность должностных инструкций

Учет и хранение должностных инструкций сотрудников

Обычно обязанности по составлению должностных инструкций для подчиненных работников возлагают на руководителей подразделений, а учет и хранение должностных инструкций сотрудников ведет кадровая служба организации.

Подробнее о должностных инструкциях читайте здесь:

Руководители структурных подразделений наиболее рациональным способом могут определить субординацию персонала в подразделении, распределить функциональные обязанности среди подчиненных работников и решить другие связанные с назначением трудовых обязанностей вопросы. Составленная инструкция должна быть согласована с работниками кадровой и юридической службы, а при необходимости — с другими заинтересованными лицами организации. После согласования должностная инструкция подписывается составителем и утверждается руководителем организации.

Как поступить, если сотрудник отказывается подписывать утвержденную должностную инструкцию в новой редакции

Должностная инструкция носит обезличенный характер, то есть разрабатывается не на конкретного работника, а на определенную должность, внесенную в штатное расписание. Чаще всего должностная инструкция вводится в действие для вакантной должности, то есть до поиска и приема на эту должность подходящего работника.

Удобным вариантом хранения должностных инструкций является централизованное хранение в кадровой службе, которая знакомит с ними принимаемых работников. Впрочем, на многих предприятиях предпочитают хранить должностные инструкции в структурных подразделениях или в канцелярии.

Как обновить должностные инструкции с учетом профстандартов

Сроки хранения должностных инструкций сотрудников

Иногда после составления и утверждения должностной инструкции возникают дополнительные вопросы. Что делать дальше с этим документом? Где он должен храниться? Каков срок хранения должностных инструкций?

На основополагающие вопросы хранения, использования и учета документов отвечает Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Более детальные вопросы регулируют другие нормативные правовые акты. Например, для определения сроков хранения различных документов следует опираться на нормативные правовые акты, которые устанавливают сроки хранения типовых управленческих документов.

12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку

На сегодняшний день для определения сроков хранения определенного вида документов можно ориентироваться на Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558.

Согласно этому перечню, типовые должностные инструкции, а также иные положения о правах и обязанностях должностных лиц должны храниться постоянно по месту разработки или утверждения. Если типовая должностная инструкция разработана и утверждена другой организацией, то срок хранения старой инструкции по месту использования — 3 года после замены ее новой.

Что касается индивидуальных должностных инструкций работников, то их срок хранения составляет 75 лет.

Правила и сроки хранения должностных инструкций сотрудников

Должностная инструкция – это локальный внутренний акт предприятия, четко определяющий функциональные обязанности работника, его права и ответственность, а также предназначение должности.

Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:

  1. Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
  2. Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
  3. Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
  4. Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
  5. Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
  6. О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
  7. В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.

Следует понимать, что требования, указанные в данных законодательных актах, действенны для всех компаний без исключения, работающих на территории России – если организация иностранного происхождения, то следует учесть ее требования и потребности, но со ссылкой на законодательные акты РФ, созданные для регламента учета и хранения документов.

Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию:

  1. Выделяются существующие должности на предприятии, так как для каждой из них согласно особенностям, выполняемых функций, составляется свой документ.
  2. Заключение порядка о разработке должностной инструкции в отдельном Положении.
  3. Принятие решения о ее создании, к примеру, отдельным распоряжением руководителя.
  4. Формируется группа специалистов для ее разработки, обычно в не включены – юристы, мастера цехов, бухгалтера.
  5. Определяется структура и содержание инструктажа.
  6. Согласовывается, дорабатывается, определяется форма бланка.
  7. Подписывается, утверждается и регистрируется.
  8. Ознакомление работников с прочитанным под роспись – автограф доступно ставить на документе или на специальном ознакомительном листе.

Для некоторых сотрудников формировать должностную инструкцию вообще не обязательно, достаточно указать все пункты относительно должностных обязанностей, прав и ответственности в трудовом договоре.

При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается.

В большинстве случаев оригинал документа существует один, но такая инструкция, это своего рода руководство в связи, с чем работникам выделяется на руки ее утвержденная и завизированная копия с целью нахождения ее на рабочем месте.

Однако существуют предприятия, где значение должностной инструкции является огромным, в результате чего создается трии экземпляра – для работника, отдела кадров и архивирования.

Варианты хранения документации

Согласно законодательству инструкции по персоналу должны храниться по месту составления и утверждения, то есть на предприятии. При этом обусловленное место для хранения руководитель вправе избирать самостоятельно, так как особых требований к этому пункту нет.

Кроме этого хранение должностных инструкций может осуществляться архивом или фирмами, оказывающими услуги по хранению документации.

С целью определение обязательного места для хранения руководитель вправе издать приказ, но это не обязательно.

Кроме этого нет строгих требований относительно регистрации документа, так как необходимость применения подобного этапа вправе определять работодатель самостоятельно.

Данный документ доступно хранить:

  • как самостоятельный локальный акт отдельно от прочей документации;
  • в совокупности с трудовыми соглашениями в качестве их неотъемлемой части.

При этом не стоит забывать о безупречной сохранности конфиденциальных данных.

Обязательные периоды в итоге замены новой редакцией

Законодательством определено два вида инструкции, чтобы уточнить хранение каждого из них:

Постоянному хранению подлежат типовые и унифицированные документы, разработанные, к примеру, отраслевыми структурами;

В течение 75 лет сохраняются индивидуальные должностные инструкции научных работников и работающих во вредных/опасных и тяжелых условиях, а также приравненных к ним;

Все остальные должны храниться на предприятии до прекращения его существования.

Иногда должностная инструкция нуждается в обновлении, при этом стоит понимать, что регулирующий права и обязанности документ может работать годами, не целесообразно его заменять ежегодно.

Замена может понадобиться, если:

  • сменилось наименование организации;
  • сменилось руководство;
  • произошла реорганизация;
  • произошла замена фамилии работника, к которому имеет отношение существующий вид документа;
  • при внесении изменений в сам документ, к примеру, в связи с установкой нового оборудования;
  • при изменении названия должности.

Замена документа на новую версию происходит по приказу руководителя.

В случае замены устаревшего шаблона должностной инструкции на новую редакцию, ее ранее дополнительно хранили 3 года, отсчитываемые с момента замены, но с 2013 года после некоторых изменений в правилах хранения и уничтожения документов до 5 лет.

То есть, старый документ, получивший обновление следует сохранять еще 5 лет с момента издания нового образца, новый в свою очередь храниться согласно общепринятым требованиям с учетом его вида – 75 лет или на постоянной основе.

В случае формирования документа, как обязательное приложение трудового договора, его хранят совместно с основным документом о сотрудничестве 75 лет, об этом сказано в п. 657 приказа № 558.

Специалисты, ответственные за хранение и нарушающие установленные требования привлекаются к ответственности согласно ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Таким образом, должностная инструкция:

  1. Не подпадает под строгую регламентацию закона, как в момент ее создания и формирования количества экземпляров, так и относительно правил ее хранения.
  2. Но при этом выделяются основные моменты относительно способов хранения, которые вправе выбрать работодатель.
  3. Относительно срока хранения с учетом ее вида или способа формирования – самостоятельный документ или в качестве приложения к договору.

Рекомендуем другие статьи по теме

Срок хранения должностных инструкций в организации

Однако, с моей точки зрения, 3 года после замены новыми — разумный срок и для хранения копий в подразделениях, — особенно, если речь реально идет о хранении одного лишнего скоросшивателя. Cris 24.11.2009, 23:44 Рискну уточнить. Действующие ДИ — переходящие документы не законченные делопроизводством. Подлинные ДИ, замененные новыми, в данном случае и будут документами постоянного срока хранения.

Копии в отделах — до минования надобности (ДМН). Т.е копии могут быть уничтожены сразу после замены новыми. И, к слову, кем разрабатывется документ, не важно. Важно, кем он утверждается. ДИ обычно утверждаются руководством предприятия. Т.е. местом разработки будут не структурные подразделения, а организация в целом. Павел К. 25.11.

2009, 15:00 На мой взгляд, если работники расписывались на копиях инструкций в отделах, то есть смысл не уничтожать их сразу.

Рассмотрим общий порядок, не затрагивая некоторые особенности формирования положений о подразделениях и должностных инструкций в «переходящие» дела. Во-первых, необходимо уточнить сроки хранения документов.

Если в вопросе имеется в виду Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.

2010 № 558; далее – ПТУД), то им установлены следующие сроки хранения: Фрагмент документа Показать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

Срок и место хранения должностных инструкций сотрудников

Рассмотрим общий порядок, не затрагивая некоторые особенности формирования положений о подразделениях и должностных инструкций в «переходящие» дела. Во-первых, необходимо уточнить сроки хранения документов.

Если в вопросе имеется в виду Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.

2010 № 558; далее – ПТУД), то им установлены следующие сроки хранения: Фрагмент документа Показать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

Если работник является материально-ответственным лицом, то должностная инструкция наряду с договором о материальной ответственности может определять, каким образом этот работник несет в соответствии с законодательством РФ материальную ответственность за ущерб, причиненный предприятию.В том случае, если в должностной инструкции определяется ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, следует предусмотреть и критерии оценки, которые позволяют оценить степень выполнения работником своих обязанностей и использования своих прав.Ошибка!

Внимание Правительства РФ от 15.06.

2009 № 477, с изменениями), в котором установлено, что дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях.

То есть утратившие силу положения и должностные инструкции (утвержденные оригиналы с отметками об ознакомлении, являющиеся экземплярами работодателя) после их замены новыми могут быть оставлены на хранение в структурных подразделениях на срок не более 3 лет.

Этот срок хранения и эту категорию документов необходимо учесть и при составлении графика проверки условий хранения документов и обеспечения их сохранности в структурных подразделениях. Ежегодная проверка должна проводиться службой делопроизводства и архивом в плановом порядке.

При этом ознакомление работников с требованиями данных документов и выдача копий работникам под расписку должны осуществляться децентрализованно непосредственными руководителями подразделений.

Трудовой договор отвечает на вопрос: «Что работник должен делать на работе?», а должностная инструкция отвечает на вопрос: «Как он должен это делать».

Должностная инструкция представляет собой описание должностных обязанностей каждой единицы штатного расписания или отдельного работника, если его функции отличаются от функционала аналогичных должностей.

Срок хранения должностных инструкций Для рабочих квалификационные требования содержатся в «Тарифно-квалификационных характеристиках по общеотраслевым профессиям рабочих» (Постановление Минтруда РФ № 31 от 10.11.92 г.), а также в отраслевых нормативных актах. Действия рабочих в определенных ситуациях и по определенным процессам и технологиям обычно закрепляются в производственных инструкциях.

Важно Форма должностной инструкции должна найти свое закрепление в «Альбоме форм управленческой документации» организации. должностной инструкции За время использования должностных инструкций было выработано несколько методик их составления.

Должностные инструкции: что это такое и стоит ли их составлять Внимание Порядок хранения должностных инструкций личного состава организаций регламентируется статьей 77 Приказа № 558, разработанного Минкультуры России, 25 августа 2010 года.

Процессом разработки, а также утверждением инструкций, содержащих описание прав и обязанностей работников, как правило, занимается кадровое подразделение организации. Срок хранения инструкции определяется ее типом, так должностная инструкция может быть типовая и индивидуальная.

В некоторых случаях разработка положений о подразделениях может быть делегирована руководителям подразделений, которые хорошо понимают цели и основные задачи деятельности, но вот разработка должностных инструкций самими работниками («самим себе») является недопустимой. Обычно кадровая служба в рамках политики управления персоналом определяет порядок разработки положений о подразделениях и должностных инструкций, разрабатывая соответствующие регламентные документы.

В них должно отражаться также и делегирование (или нет) полномочий по утверждению положений и должностных инструкций тем заместителям первого руководителя, которые «курируют» соответствующие подразделения в рамках распределения зон ответственности между первым лицом и его заместителями.

Поэтому, например, приказ об увольнении надо хранить 75 лет именно с момента увольнения.

Исключение здесь составят лишь приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях.

Они хранятся всего 5 лет. Также положено хранить трудовые договоры и личные карточки и дела работников. А личные дела руководителей хранятся и вовсе постоянно.

Законодательная база

Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:

  1. Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
  2. Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
  3. Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
  4. Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
  5. Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
  6. О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
  7. В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.

Однако, с моей точки зрения, 3 года после замены новыми — разумный срок и для хранения копий в подразделениях, — особенно, если речь реально идет о хранении одного лишнего скоросшивателя. Cris 24.11.2009, 23:44 Рискну уточнить.

Действующие ДИ — переходящие документы не законченные делопроизводством. Подлинные ДИ, замененные новыми, в данном случае и будут документами постоянного срока хранения. Копии в отделах — до минования надобности (ДМН). Т.е копии могут быть уничтожены сразу после замены новыми.

И, к слову, кем разрабатывется документ, не важно. Важно, кем он утверждается. ДИ обычно утверждаются руководством предприятия. Т.е. местом разработки будут не структурные подразделения, а организация в целом. Павел К. 25.11.

2009, 15:00 На мой взгляд, если работники расписывались на копиях инструкций в отделах, то есть смысл не уничтожать их сразу.

— Новости — Срок хранения должностные инструкции работников

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой Где должны храниться должностные инструкции сотрудников Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п.

77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным.

– Новости – Срок хранения должностные инструкции работников

77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:

  • типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению;
  • индивидуальные ДИ — хранятся в течение 75 лет.

При этом устаревшая ДИ, замененная новой редакцией, должна храниться еще в течение 3 лет с момента ее замены.

Вывод! Таким образом, потерявшая свою актуальность ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены. К вновь введенной ДИ применяются правила о хранении в течение 75 лет или постоянном хранении — для индивидуальных и типовых ДИ соответственно.

Также отметим, что ДИ, являющаяся частью трудового договора, подлежит хранению вместе с ним в течение 75 лет (п. 657 приказа № 558), ДИ — самостоятельный документ подлежит хранению в течение 75 лет, т. к. является индивидуальной.

Важно! Должностные лица, нарушающие установленные правила хранения кадровой документации, могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях. При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75 лет, а ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены.

Многие отчетные документы, даже те, которые не часто требуются для работы, по закону следует хранить 3 года, а некоторые по несколько десятков лет.

В 2000 году был утвержден «Перечень типовых управленческих документов», образующихся в деятельности организаций, с указанием срока их хранения. Так, в соответствии со ст. 17 закона «О бухгалтерском учете» предприятие обязано хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.

Ответственность за хранение этих документов несет руководитель компании. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Налоговое законодательство указывает на то, что в течение 4 лет налогоплательщик обязан сохранять данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, а также документы, подтверждающие полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и удержанные налоги.

Кроме того, необходимо обратить внимание на кадровые документы. Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие, связанные с личным составом организации, хранятся не менее 75 лет после наступления события, которое они оформляют. Поэтому, например, приказ об увольнении надо хранить 75 лет именно с момента увольнения.

Исключение здесь составят лишь приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Они хранятся всего 5 лет. Также положено хранить трудовые договоры и личные карточки и дела работников.

А личные дела руководителей хранятся и вовсе постоянно. Также постоянно положено хранить договор, фиксирующий права и обязанности руководителя организации. Обратите внимание, что документы, полученные от кандидатов, не принятых по каким-либо причинам на работу, все равно надо хранить на протяжении года. Постоянный срок хранения установлен и для штатного расписания, должностных инструкций и изменений.

Правила внутреннего распорядка и графики отпусков положено хранить даже после замены их новыми в течение года. Другие правила и инструкции (в том числе и проекты), разрабатываемые работодателем, должны храниться на протяжении 3 лет после их замены. Причем в данном случае 3 года считают с момента утверждения документа.

Есть свои правила и для ликвидируемых предприятий. Налоговые органы вправе запросить у должностного лица документы, притом с живой печатью. Поэтому, до тех пор, пока на федеральном уровне не разработано методики учета, хранения и уничтожения печатей, важно помнить, что срок ее хранения не менее пяти лет.

— учредительные документы, а также внесенные в учредительные документы общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;

— протоколы собрания учредителей, содержащие решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества;

— документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;

— документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

— внутренние документы общества;

— положения о филиалах и представительствах общества;

— документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;

— протоколы общих собраний участников общества;

— списки аффилированных лиц общества;

— заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

Место хранения документов организация определяет самостоятельно. Как правило, это специальные помещения либо закрывающиеся шкафы в бухгалтерии. Сохранность бумаг, их оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер, по иным документам ответственность наступает, в том числе и у руководителя организации.

Организация собственного хранилища документов требует значительных затрат на закупку специального оборудования, наем дополнительного персонала (архивариусов), аренду площадей под архивы, обеспечение безопасности. Поэтому, архивы можно передавать на хранение как частным, так и государственным нотариусам по описи. При этом один экземпляр списка остается у нотариуса, другой экземпляр выдается лицу, сдавшему документы на хранение.

Нотариус может принять документы и без описи, если они упакованы надлежащим образом (упаковка скрепляется печатью нотариуса, подписывается им и лицом, сдавшим документы). В таких случаях нотариус несет ответственность за сохранность упаковки. Сдавшему документы на хранение выдается свидетельство. Возвращение принятых на хранение документов производится по предъявлении свидетельства и описи либо по решению суда.

Однако наиболее распространенный и выгодный это третий вариант, вариант хранения документов в организации, осуществляющей такой вид деятельности, как архив. При этом заключается гражданско-правовой договор. Ответственность по хранению документов возлагается на сотрудников архива. Если у вас есть дополнительные вопросы, вы можете обратиться в нашу компанию…

Должностная инструкция — внутренний документ, определяющий должностные обязанности отдельного работника на занимаемой должности в конкретной организации, а также устанавливающий его полномочия и ответственность.

Несмотря на то, что обязанность по составлению должностных инструкций возложена только на государственные учреждения, частные организации также могут извлечь из этого документа значительную пользу. Должностная инструкция при условии ее правильного составления позволяет решить ряд задач:

  • рационально распределить функциональные обязанности сотрудников, определить связи между ними;
  • конкретизировать права и ответственность работников;
  • повысить личную и коллективную ответственность персонала;
  • предоставить необходимую информацию для проведения отбора кандидатов при приеме на работу;
  • ознакомить сотрудника с перечнем и объемом ожидаемых от него действий, с критериями оценки его труда, с приоритетными направлениями для повышения уровня квалификации и т.п.;
  • провести оценку труда работника и принять решение о путях развития его карьеры в организации;
  • служить доказательной базой при трудовых спорах;
  • расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности.

Обычно обязанности по составлению должностных инструкций для подчиненных работников возлагают на руководителей подразделений, а учет и хранение должностных инструкций сотрудников ведет кадровая служба организации.

  • в архивы;
  • фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.

Именно этот момент мы рассмотрим сегодня более подробно.

Из данной статьи вы узнаете:

  • что такое должностная инструкция;
  • количество и хранение должностных инструкций в организации;
  • основные моменты в оформлении должностных инструкций.

Для того, чтобы сделать процесс работы в организации более слаженным, а круг обязанностей каждого сотрудника более четким многие руководители издают такие внутренние документы, как должностные инструкции. О том, что они регламентируют и как должны храниться мы расскажем вам более подробно.

Должностная инструкция – это внутренний документ, который призван определять должностные обязанности того или иного сотрудника и четко регламентировать порядок их выполнения. Более того, должностная инструкция также может содержать разделы касательно внешнего вида сотрудника, если это влияет на его трудовую деятельность (к примеру, для секретаря организации).

Наличие должностных инструкций в организации говорит о четком распределении обязанностей, а также о желании руководителя создать единый и слаженный механизм работы всего коллектива.

Однако в небольших компаниях, зачастую, отсутствует необходимость в составлении должностных инструкций, так как маленький штат сотрудников позволяет непосредственно отслеживать работу каждого.

Что принесет независимая оценка квалификации секретарям

Как правило, разработкой должностных инструкций занимается служба ДОУ при непосредственном участии главы отдела компании, для которого данная инструкция создается.

К примеру, если возникла необходимость создания инструкции для бухгалтеров, то принимать участие в данном процессе должен главный бухгалтер, который знает специфику данной работы.

Отметим, что не существует каких-либо ограничений по должностям, для которых разрабатываются инструкции. При особом желании, должностная инструкция может быть разработана как для самого руководителя организации, так и для уборщиков и грузчиков.

В основном, должностные инструкции в организациях издаются в двух-трех экземплярах.

Первый экземпляр должен находиться непосредственно в том подразделении организации, в котором трудятся сотрудники данной должности, второй экземпляр хранится вместе с уставом организации и прочими распорядительными документами, а третий может находиться в службе ДОУ в качестве копии либо у самого руководителя организации.

Делопроизводство в компании: как взять под свой контроль. 7 главных шагов

Отметим, что если сотрудники, занимающие одинаковую должность работают в разных подразделениях (к примеру, секретари начальников различных подразделений), то и должностная инструкция должна быть у каждого своя.

Основным регламентом, устанавливающим требования к оформлению текстовых документов, является ГОСТ Р 6.30-2003 (далее — ГОСТ). И, хотя эти требования носят только рекомендательный характер, их следует изучить и применять в максимально полном объеме.

Так, ГОСТом устанавливается перечень реквизитов, которые должна содержать должностная инструкция.

Это наименование предприятия и самого документа, его дата и номер, место издания документа, заголовок к тексту инструкции (наименование должности, для которой она разработана), грифы согласования и утверждения, подписи разработчиков инструкции и отметка о том, что работник с документом ознакомился, содержащая поля для его подписи и даты ознакомления.

Сколько лет хранится должностная инструкция работника

Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п. 77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:

  • в архивы;
  • фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.

Обратите внимание! Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным. Также необязательно производить и регистрацию ДИ. Законодательством определено, что порядок оформления и утверждения таких документов полностью передан в сферу компетенции работодателя (ст. 8 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Найти и рекомендации, и шаблоны для составления отдельных видов ДИ можно в других материалах нашего сайта, например в статьях Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) 2019 или Должностная инструкция генерального директора ООО — образец 2019.

При этом должны быть соблюдены требования по обеспечению безопасности хранения персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ).

В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:

  • типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению;
  • индивидуальные ДИ — хранятся в течение 75 лет.

При этом устаревшая ДИ, замененная новой редакцией, должна храниться еще в течение 3 лет с момента ее замены.

Вывод! Таким образом, потерявшая свою актуальность ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены. К вновь введенной ДИ применяются правила о хранении в течение 75 лет или постоянном хранении — для индивидуальных и типовых ДИ соответственно.

Также отметим, что ДИ, являющаяся частью трудового договора, подлежит хранению вместе с ним в течение 75 лет (п. 657 приказа № 558), ДИ — самостоятельный документ подлежит хранению в течение 75 лет, т. к. является индивидуальной.

Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях. При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75 лет, а ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены.

Особенности создания индивидуальной инструкции

При разработке должностной инструкции нужно придерживаться алгоритма:

  1. Выделить на предприятии существующие должности и разработать документ для каждой из них. Определить особенности выполняемых сотрудниками функций.
  2. Издается отдельное распоряжение руководителя о создании на предприятии должностных инструкций.
  3. Сформировать группу специалистов, которые будут готовить этот локальный акт. Обычно в нее входят бухгалтеры, юристы и руководители отдельных подразделений предприятия (мастера участков или цехов).
  4. Опубликовать Положение о порядке разработки должностных инструкций. В нем должно быть указано, кто и в какие сроки будет создавать эту документацию.
  5. Определить структуру и содержание инструктажа для работников, занимающих каждую из должностей. Если на предприятии действует профсоюз, то к созданию локальных актов можно привлечь его руководителя.
  6. Определяется форма бланка локального акта, при необходимости она дорабатывается и согласовывается со всеми членами группы.
  7. Инструкция регистрируется и подписывается руководителем, а также всеми ответственными лицами.

После создания документа с ним знакомят работников, они должны подтвердить свое согласие с необходимостью выполнять эту инструкцию при помощи подписи.

Необязательно формировать должностные инструкции для всех работников. Чаще всего этот документ издают для материально-ответственных лиц и сотрудников производственных цехов. Занимающим остальные должности достаточно перечислить их обязанности в одной из частей трудового договора.

Законом не регламентируется количество бланков должностных инструкций. Их необязательно выдавать работникам на руки. Чаще всего при трудоустройстве соискатели знакомятся с оригиналом документа, а на рабочем месте у них хранится его копия. На вредных производствах делают 3 экземпляра: для архивирования, выдачи работникам и ознакомления.

Документ, разработанный на предприятии единожды, может действовать годами. Замена его необходима только в следующих случаях:

  • изменение названия организации;
  • смена руководства;
  • должность занял другой работник или прежний сменил фамилию;
  • предприятие реорганизовано;
  • появилась необходимость внести новые пункты в документ (например, после установки нового оборудования или из-за расширения круга обязанностей сотрудника);
  • название должности стало иным.

При необходимости замены действующей должностной инструкции издается приказ руководителя, а потом происходит разработка документа в обычном порядке. Локальные акты, утратившие силу, необходимо не уничтожать в течение 5 лет (с 2013 года).

Особых требований к месту хранения инструкций закон не предъявляет. В большинстве случаев их целесообразно хранить по месту разработки, то есть в организации, выступающей в роли работодателя. Но допустимо передать их:

  • в архивы;
  • компаниям, занимающимся хранением документации.

Место хранения инструкции необходимо указать в Положении о ее создании (если оно издается). Регистрация должностного документа необязательна. Ведение документации работников в этом случае полностью передано на усмотрение работодателя.

Сколько хранятся локальные акты

Определяют период хранения должностной инструкции исходя из ее вида:

  1. Унифицированная форма, разработанная отраслевым ведомством, подлежит постоянному хранению.
  2. Если вы создали локальный акт силами группы специалистов организации, то он признается индивидуальным. Такой вариант хранят в течение 75 лет, если он создан для научных сотрудников, работников во вредных, тяжелых или опасных условиях (а также занимающих должности приравненные к ним). Для всех остальных должностей необходимо хранить акт до прекращения существования предприятия.
  3. Инструкция, являющаяся приложением к трудовому договору. В этом случае она хранится вместе с основным документов в течение 75 лет, вне зависимости от условий труда работника (об этом гласит пункт 657 Приказа № 558 Минкульта).

Если вы заменили должностную инструкцию на новую, то документ в старой редакции нужно хранить 5 лет, а новый вариант должен лежать в течение 75 лет.

Нарушение правил хранения должностных инструкций является административным правонарушением. К ответственности по статье 13.20 КоАП РФ привлекают должностных лиц, отвечающих за архивацию.

Должностная инструкция – это локальный нормативный правовой акт, определяющий трудовой распорядок работников в организации (ст. 194 Трудового кодекса Республики Беларусь).

Она разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно (часть вторая п.

– или издания приказа (распоряжения) о назначении ответственных лиц;

– или включения в должностные инструкции руководителей (специалистов) обязанности по их разработке.

— Новости — Срок хранения должностные инструкции работников

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой Где должны храниться должностные инструкции сотрудников Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п.

77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным.

Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»(Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.

В инструкции должны содержаться следующие разделы:

  • Общие положения — название компании, подчиненность, квалификационные требования, перечень нормативных актов, которым должен следовать сотрудник при выполнении своих обязательств.
  • Цели и обязанности. В этом разделе отражаются обязательства организационного характера и функциональные задачи.
  • Права и полномочия. При оформлении этого раздела важно четко описать, какую ответственность несет руководство и подчиненный при подведении итогов работы предприятия. Важно указать возможность принятия решений, наличие права подписи документов и так далее.
  • Подчиненность, руководство. Здесь требуется указать, кто является непосредственным руководителем. Если сотрудник по результатам деятельности должен сдавать какие-либо отчеты, этот момент также требуется отразить в инструкции.
  • Взаимодействие с другими службами. Здесь рассмотрены действия, которые работник может осуществлять самостоятельно в сфере взаимодействия с другими службами без предупреждения руководства.
  • Ответственность. Наиболее важный раздел, в котором рассматривается ответственность сотрудника в случае невыполнения обязательств. Здесь же может перечисляться группа различных правонарушений.

{amp}gt;Сколько действует документ?

Одним из ключевых моментов является срок действия должностной инструкции на предприятии. Законодательно этот период не оговаривается и не ограничивается.

Должностная инструкция — документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией.

Она — главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника.

Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года. постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4)

– Новости – Срок хранения должностные инструкции работников

77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

В том числе затронем следующие темы:

  • для чего нужны должностные инструкции сотрудников;
  • учет и хранение должностных инструкций сотрудников;
  • сроки хранения должностных инструкций сотрудников.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Для чего нужны должностные инструкции сотрудников

Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п. 77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:

  • в архивы;
  • фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.

Обратите внимание! Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным. Также необязательно производить и регистрацию ДИ. Законодательством определено, что порядок оформления и утверждения таких документов полностью передан в сферу компетенции работодателя (ст. 8 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Найти и рекомендации, и шаблоны для составления отдельных видов ДИ можно в других материалах нашего сайта, например в статьях Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) 2019 или Должностная инструкция генерального директора ООО — образец 2019.

ДИ, являющиеся неотъемлемой частью трудового договора, хранятся вместе с ним. Утвержденные как самостоятельный документ ДИ могут храниться отдельно от соответствующих трудовых договоров.

При этом должны быть соблюдены требования по обеспечению безопасности хранения персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ).

Сколько лет хранится должностная инструкция работника

Министерства культуры от 25.08.2010 №558) Во-вторых, вы знаете, что в ПТУД закреплены сроки хранения категорий документов, которые вообще могут возникнуть или нет в составе документального фонда любой организации, а не конкретных документов и дел.

При решении вопроса, какие документы и от каких подразделений принимаются в архив, необходимо провести экспертизу ценности документов и проанализировать конкретную систему работы с ними, которая складывается в организации.

«Лучшие практики» организаций показывают, что процессом разработки положений и должностных инструкций «владеет» и руководит кадровая служба или заместитель первого руководителя по организационному развитию / общим вопросам (тот, в чьей зоне ответственности находится разработка организационной структуры).

Подробности в материалах Системы Кадры: Составление должностной инструкции Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст.

47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя (письмо Роструда от 9 августа 2007 г.
№ 3042-6-0).

Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. Ее наличие позволит организации: Должностные инструкции составляют по каждой штатной должности.

Совет редактора: именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров.

Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника.

Правительства РФ от 15.06.

2009 № 477, с изменениями), в котором установлено, что дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях.

То есть утратившие силу положения и должностные инструкции (утвержденные оригиналы с отметками об ознакомлении, являющиеся экземплярами работодателя) после их замены новыми могут быть оставлены на хранение в структурных подразделениях на срок не более 3 лет.

В некоторых случаях разработка положений о подразделениях может быть делегирована руководителям подразделений, которые хорошо понимают цели и основные задачи деятельности, но вот разработка должностных инструкций самими работниками («самим себе») является недопустимой. Обычно кадровая служба в рамках политики управления персоналом определяет порядок разработки положений о подразделениях и должностных инструкций, разрабатывая соответствующие регламентные документы.

В них должно отражаться также и делегирование (или нет) полномочий по утверждению положений и должностных инструкций тем заместителям первого руководителя, которые «курируют» соответствующие подразделения в рамках распределения зон ответственности между первым лицом и его заместителями.

Если же расписывались на подлинниках, то нет смысла хранить копии, поскольку в случае трудовых споров все равно будет задействован отдел кадров и привлекаться будут именно подлинники. Tasha 25.11.2009, 18:28 На мой взгляд, если работники расписывались на копиях инструкций в отделах, то есть смысл не уничтожать их сразу.

Внимание

Поддерживаю. Такая расписка — вещь серьёзная, и в ряде случаев может сыграть немаловажную роль. О сроке хранения в таком случае нужно посоветоваться с кадровиками и юристами.

Должностная инструкция – это локальный внутренний акт предприятия, четко определяющий функциональные обязанности работника, его права и ответственность, а также предназначение должности.

Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:

  1. Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
  2. Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
  3. Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
  4. Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
  5. Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
  6. О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
  7. В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.

Следует понимать, что требования, указанные в данных законодательных актах, действенны для всех компаний без исключения, работающих на территории России – если организация иностранного происхождения, то следует учесть ее требования и потребности, но со ссылкой на законодательные акты РФ, созданные для регламента учета и хранения документов.

Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию:

  1. Выделяются существующие должности на предприятии, так как для каждой из них согласно особенностям, выполняемых функций, составляется свой документ.
  2. Заключение порядка о разработке должностной инструкции в отдельном Положении.
  3. Принятие решения о ее создании, к примеру, отдельным распоряжением руководителя.
  4. Формируется группа специалистов для ее разработки, обычно в не включены – юристы, мастера цехов, бухгалтера.
  5. Определяется структура и содержание инструктажа.
  6. Согласовывается, дорабатывается, определяется форма бланка.
  7. Подписывается, утверждается и регистрируется.
  8. Ознакомление работников с прочитанным под роспись – автограф доступно ставить на документе или на специальном ознакомительном листе.

Для некоторых сотрудников формировать должностную инструкцию вообще не обязательно, достаточно указать все пункты относительно должностных обязанностей, прав и ответственности в трудовом договоре.

При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается.

В большинстве случаев оригинал документа существует один, но такая инструкция, это своего рода руководство в связи, с чем работникам выделяется на руки ее утвержденная и завизированная копия с целью нахождения ее на рабочем месте.

Однако существуют предприятия, где значение должностной инструкции является огромным, в результате чего создается трии экземпляра – для работника, отдела кадров и архивирования.

Согласно законодательству инструкции по персоналу должны храниться по месту составления и утверждения, то есть на предприятии. При этом обусловленное место для хранения руководитель вправе избирать самостоятельно, так как особых требований к этому пункту нет.

Кроме этого хранение должностных инструкций может осуществляться архивом или фирмами, оказывающими услуги по хранению документации.

С целью определение обязательного места для хранения руководитель вправе издать приказ, но это не обязательно.

Данный документ доступно хранить:

  • как самостоятельный локальный акт отдельно от прочей документации;
  • в совокупности с трудовыми соглашениями в качестве их неотъемлемой части.

При этом не стоит забывать о безупречной сохранности конфиденциальных данных.

Постоянному хранению подлежат типовые и унифицированные документы, разработанные, к примеру, отраслевыми структурами;

В течение 75 лет сохраняются индивидуальные должностные инструкции научных работников и работающих во вредных/опасных и тяжелых условиях, а также приравненных к ним;

Все остальные должны храниться на предприятии до прекращения его существования.

Замена может понадобиться, если:

  • сменилось наименование организации;
  • сменилось руководство;
  • произошла реорганизация;
  • произошла замена фамилии работника, к которому имеет отношение существующий вид документа;
  • при внесении изменений в сам документ, к примеру, в связи с установкой нового оборудования;
  • при изменении названия должности.

Перечень документов по охране труда. Сроки хранения

  • Главная
  • Избранное
  • Популярное
  • Новые добавления
  • Случайная статья

Какие документы регламентируют внутреннюю и внешнюю деятельность службы охраны труда? Список основных перечней, приказов, инструкций и прочих обязательных деловых бумаг.

У службы охраны труда (отдела, бюро или отдельного специалиста) должна быть документация, регламентирующая внутреннюю деятельность службы, а также ее деятельность по охране труда.

Итак, перечень документов по охране труда выглядит следующим образом:

— договор с учредителем;

— технические паспорта зданий;

— штатное расписание;

— должностные инструкции работников службы охраны труда;

— комплект нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности учреждения (утверждается руководителем предприятия); положение об организации работы по охране труда на предприятии;

— приказ о создании службы (отдела) охраны труда, положение об отделе;

— приказ о введении в действие Положения об организации охраны труда;

— приказ о возложении обязанностей инженера по охране труда на специалиста или договор на проведение работ по охране труда (в случае отсутствия инженера по охране труда);

— перечень профессий и должностей, проходящих обучение и проверку знаний по охране труда, утвержденный руководителем организации;

— приказ о создании совместного комитета по охране труда и приказ об утверждении положения;

— коллективный договор;

— перечень инструкций по охране труда по профессиям или видам работ; инструкции по охране труда;

— журнал учета инструкций по охране труда и журнал выдачи инструкций по охране труда;

— журнал регистрации вводного инструктажа;

— программа вводного инструктажа;

— журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;

— программа проведения первичных инструктажей на рабочем месте;

— перечень профессий и должностей, проходящих первичный, повторный и др. виды инструктажей по охране труда, утвержденный руководителем организации;

— перечень должностей работников, освобожденных от первичного и повторного инструктажей;

— перечень работ и профессий работников, к которым предъявляются повышенные требования безопасности;

— программы обучения безопасным приемам труда, оказания первой медицинской помощи;

— программы производственного контроля за состоянием охраны труда в организации;

— приказы о создании комиссии по проверке знаний безопасных методов труда, протоколы комиссии;

— протоколы проверки знаний рабочих по безопасности труда, удостоверения, журналы регистрации протоколов и удостоверений;

— удостоверения (протоколы проверки знаний) руководителей и специалистов по охране труда, журналы регистрации протоколов и удостоверений;

— приказ о назначении ответственных за организацию и производство работ повышенной опасности;

— журнал регистрации нарядов-допусков на работы повышенной опасности;

— личные карточки учета выдаваемых СИЗ;

— журнал регистрации несчастных случаев на производстве;

— акты о несчастных случаях и материалы их расследования;

— перечень производств, профессий, при которых обязательны медицинские осмотры;

— сведения о прохождении медицинских осмотров работников;

— график проведения периодических медицинских осмотров;

— приказы о назначении ответственных за безопасную эксплуатацию электротехнического и грузоподъемного оборудования;

— перечень должностей работников, которые должны иметь 1 группу по электробезопасности;

— журнал учета присвоения группы по электробезопасности неэлектротехническому персоналу (приложение 6 к Межотраслевым правилам по охране труда (правилам безопасности) при эксплуатации электроустановок, утв. постановлением Минтруда России от 05.01.2001 № 3; приказ Минэнерго России от 27.12.2000 № 163); журналы учета и содержания защитных средств, приемки и осмотра лесов и подмостей, протоколы измерений вредных производственных факторов;

— перечень должностей ИТР и электротехнологического персонала, которым необходимо иметь соответствующую группу по электробезопасности; удостоверения ИТР и элетротехнологического персонала о проверке знаний, журналы регистрации протоколов и удостоверений;

— приказ об утверждении перечня локальных нормативов обеспечения средствами индивидуальной защиты с указанием сроков пользования;

— перечень бесплатно выдаваемой специальной одежды, специальной обуви и др. средств индивидуальной защиты; перечень профессий и должностей работников, занятых на работах с вредными условиями труда, которым положена выдача молока и лечебно-профилактического питания;

— дополнительного отпуска и сокращенный рабочий день;

— предписания государственных надзорных органов;

— материалы по аттестации рабочих мест; нормативные акты, законодательство по охране труда, СанПиН, СниП и т. д.;

— журнал учета выдачи документации по охране труда;

— другие документы.

Естественно, данный перечень можно как сократить, так и расширить с учетом специфики деятельности организации.

Сроки хранения документов по охране труда Таблица составлена в соответствии с разделом 7 Приказа Минкультуры РФ «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 года № 558.

Номер статьи в приказе № 558 Вид документа Срок хранения документа* Примечание
Документы по СОУТ Документы (приказы, протоколы комиссии, решения, предложения, заключения, перечни рабочих мест, протоколы замеров факторов производственной среды, ведомости рабочих мест, карты хронометража, отчеты, декларации, карты СОУТ) по условиям труда. 45 л. (1) ЭПК (1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 л.
Акты, предписания по охране труда; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении 5 л. ЭПК
План работы по охране труда Пост.
Переписка о разработке и ходе выполнения плана мероприятий по улучшению условий и охраны труда 5 л. ЭПК
Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мероприятиях по улучшению условий и охраны труда Пост.
Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда 5 л. ЭПК
Планы мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников 5 л.
Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда 5 л. ЭПК
Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков 5 л. ЭПК
Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новым
Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новым
Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда 75 л.
Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов Пост.**
Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий 75 л.
Правила по охране труда работающих инвалидов:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда 75 л. ЭПК
Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций 5 л. ЭПК
Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций До замены новыми
Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций 5 л. ЭПК
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний 75 л. ЭПК
Договоры страхования работников от несчастных случаев 5 л. (1) (1) После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая — 75 л.
Программы обучения по охране труда, программы первичного инструктажа по охране труда, копии удостоверений о проверке знаний требований охраны труда, программа вводного инструктажа, перечень профессий и должностей, освобожденных от инструктажа на рабочем месте, перечень инструкций по охране труда, инструкции по охране труда, журнал учета инструкций по охране труда, журнал учета выдачи инструкций по охране труда, программа проведения обучения оказанию первой помощи 5 л.
Протоколы проверки знаний требований охраны труда 5 л.
Журналы регистрации инструктажей, приказ о создании постоянно действующей комиссии по проверке знаний требований охраны труда 10 лет
Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда 5 л. ЭПК
Извещения о пострадавших в результате несчастных случаев 5 л.
Сведения об авариях и несчастных случаях 5 л. (1) ЭПК (1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами — пост.**
Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий Пост.**
Переписка об авариях и несчастных случаях 5 л. ЭПК
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях: (1) Связанных с крупным материальным ущербом и
а) по месту происшествия 75 л. (1) ЭПК человеческими жертвами — пост.**
б) в других организациях 5 л.
Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях 75 л. ЭПК
Документы (доклады, анализы) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях 10 л. ЭПК
Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению 5 л. ЭПК 636 Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда 75 л. ЭПК
Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, смывающих и (или) обезвреживающих средств, молоком и равноценными продуктами, лечебно-профилактическим питанием 3 г. (1) (1) При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты, заключения — 75 л.
Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, средствами индивидуальной и коллективной защиты, смывающих и (или) обезвреживающих средств. (1) После замены новыми
а) по месту составления и утверждения Пост.
б) в других организациях 3 г. (1)
Списки (ведомости) на выдачу молока, лечебно-профилактического питания 1 г.
Переписка о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда 5 л. ЭПК
Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации 5 л. ЭПК
Журналы учета исполнения предписаний проверяющих органов 3 г. (1) (1) После оплаты последнего штрафа, записанного в журнале
Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил 3 г.
Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий 3 г.
Списки контингентов должностей и профессий, подлежащих проведению обязательных медицинских осмотров и обязательного психиатрического освидетельствования:
а) по месту разработки и утверждения Пост.
б) в других организациях До замены новыми
Переписка о проведении медицинских осмотров и обязательных психиатрических освидетельствований работников 5 л.
Анкеты обследования условий труда работников 5 л. ЭПК

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *