Юридическая сила документов переданных по электронной почте

В XXI веке всеобщей глобализации факсимильная и электронная связь – самые популярные способы обмена информацией. Мобильность и возможность обмениваться документами за считанные секунды, находясь в разных городах и странах, уже давно считается чем-то само собой разумеющимся. Вот только с использованием документов, переданных по факсу или электронной почте, в суде возникают свои нюансы. Ведь назначение документа – доказывать своим существованием определенные факты, обстоятельства. И если он не имеет юридической силы, т.е. в спорных ситуациях не может быть признан доказательством в суде, то толку от него мало! Поэтому давайте разберемся, что нужно учесть при работе с такими документами, чтобы обеспечить им юридическую силу.

Доказать факт передачи факсимильного или отправленного по электронной почте сообщения сложно. Особую значимость приобретают вопросы авторства, подлинности и конфиденциальности документов. Ведь в него внести изменения легче, чем в бумажный документ. Информацию можно утратить не только по чьему-либо злому умыслу, но и из-за технических сбоев. Конечно, есть способы повысить надежность доставки сообщения: подтверждение получения (прочтения) письма, электронная цифровая подпись (далее – ЭЦП), контрольная сумма…

Иногда законодательство предусматривает требования к форме для некоторых видов документов. Например, нотариально удостоверенные документы и документы, требующие последующей регистрации в органах управления, оформляются только на бумаге.

Заключать ли договор «по факсу»?

В судебной практике встречаются дела, в которых деловая переписка сторон (а иногда и заключение договоров) велась по факсимильной связи или электронной почте.

Судебно-арбитражная практика

Федеральный арбитражный суд Московского округа в постановлении от 12.10.1999 по делу № КГ-А40/3285-99 не принял во внимание пояснения ответчика о том, что договор заключался в порядке ст. 434 ГК РФ путем обмена документами с помощью телефаксов. Возражения истца были таковы: номер факса, с которого якобы посылался подписанный истцом договор, истцу никогда не принадлежал и истец им никогда не пользовался. Поскольку нет доказательств, что документ действительно исходит от стороны по договору, нет и основания для признания договора заключенным в порядке, установленном п. 2 ст. 434 ГК РФ.

Оперативность в работе территориально удаленных партнеров важна. Но и отгружать товар (предоставлять услуги) по договору, который потом будет оспорен, рискованно: товар будет отгружен (услуга оказана), а денег вы можете так и не дождаться. Поэтому гораздо чаще поступают иначе:

– сначала заключают договор в письменной форме путем составления одного бумажного документа, подписанного сторонами;

– а впоследствии налаживают оперативный обмен документами, составляемыми во исполнение этого договора, с помощью почтовой, факсимильной, электронной или другой связи. Причем необходимо прописать в договоре, какие из последующих документов и при каких условиях обе стороны будут признавать имеющими юридическую силу.

Наличие в письменном договоре условия о возможной передаче документов по факсу или электронной почте рассматривается судом как соглашение о передаче документов любым подобным способом.

Такой подход к делу менее рискован.

Кстати, документы, переданные в электронной форме, использовали в судебной практике еще в советский период. Но если арбитражные суды без оговорок считают их доказательствами, то суды общей юрисдикции до недавнего времени такие документы вообще не использовали.

Статья 71 Гражданского процессуального кодекса РФ указывает, что документы, полученные при помощи электронных видов связи, могут выступать доказательствами, но вот нормы, в каких случаях их использовать, нет. В результате такие документы редко применяются в гражданских процессах: требование о подтверждении их достоверности есть, а вот механизм подтверждения не установлен.

Факсимильные документы

Когда договор заключается с помощью факса, он имеет силу, пока одна из сторон его не оспорит. Чтобы факсимильный документ мог служить доказательством, согласно гражданскому законодательству, нужна его идентификация. В реквизитах сторон договора фиксируются номер факса, адрес и название организаций. Те же данные должны присутствовать на факсимильной копии, это позволит определить время и отправителя документа.

Судебно-арбитражная практика

Предметом рассмотрения в Международном коммерческом арбитражном суде при Торгово-промышленной палате РФ (далее – МКАС при ТПП РФ) стал вопрос о действительности изменений контракта, совершенных посредством сообщений по факсу. Доводы ответчика об их недействительности, поскольку они не были совершены в письменной форме, не были признаны обоснованными.

Истец доказал, что:

  • факсимильные сообщения об изменении условий поставки товара были выполнены на бланках московского представительства фирмы ответчика, подписаны представителем ответчика, являющимся тем же лицом, которое подписало с истцом основной контракт и чьи полномочия сторонами не оспариваются;
  • в верхнем левом углу факсов имеется отбивка, содержащая название отправителя – фирмы ответчика и номер факса (который принадлежал представительству этой организации в Москве).

Не имеет значения, какой факс использовал для передачи сообщений представитель ответчика (установленный в его офисе или в офисе представительства). Поэтому МКАС при ТПП РФ сделал вывод о том, что указанные документы действительны и направлялись именно ответчиком.

Судебно-арбитражная практика

Ссылаясь на невыполнение заказчиком его обязанностей, предусмотренных контрактом, подрядчик расторг контракт и требовал погашения задолженности. Но, по утверждению заказчика, оставшаяся часть задолженности им уже была погашена путем перечисления средств на счет, принадлежащий подрядчику в АКБ «СБС-АГРО». Спор разгорелся из-за того, что важное письмо подрядчик отправил по факсу, а заказчик утверждал, что не получал его.

Подрядчик своим письмом информировал заказчика о том, что его счет в АКБ «СБС-АГРО» не является оперативным с 17.08.1998 г., а также дал указание оплатить выставленные счета на счет в иностранном банке. Данное письмо было отправлено факсимильной связью, и подрядчик представил аппаратное доказательство отправки письма, датированное 28 августа 1998 г.: отметку факса об отправлении «Aug 28 1:54 PM» и отметку аппарата заказчика о получении факса «Aug 28 1:55 PM». Заказчик же не представил доказательств того, что письмо не было им получено 28 августа по факсу: журнал регистрации входящих факсов и документов заказчиком велся нерегулярно (о чем свидетельствует приобщенная к делу копия журнала) и в нем не значатся многие полученные факсы, а не только спорное факсимильное письмо подрядчика. В результате МКАС при ТПП РФ счел доказанной задолженность заказчика в сумме, указанной в исковом заявлении.

Пример 1

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

Но наличие наименования отправителя и номера факса на факсимильном документе не всегда может убедить суд. Здесь тоже есть риски. Ведь отбивку можно смоделировать, перепрограммировав факс или воспользовавшись графическим редактором. Поэтому, чтобы дополнительно подтвердить время и факт отправки / получения документа по факсу, следует еще вести журналы учета входящей и исходящей корреспонденции. Записи в подобных журналах служат дополнительными доказательствами.

Организация-отправитель в своем журнале исходящей корреспонденции должна фиксировать отправку документов, осуществляемую не только курьером или по обычной почте, но и по факсу1 (см. Пример 1). Если сложно организовать регистрацию всех факсимильных сообщений, то это нужно делать по крайней мере в отношении наиболее важных из них. Если при этом факсимильное сообщение будет зарегистрировано и в журнале входящей корреспонденции организации-получателя, то это будет дополнительным основанием его юридической силы для суда. Если же его там не окажется, то наличие регистрации в журнале организации-отправителя все равно будет принято судом во внимание. А дальше все будет зависеть от совокупности факторов, которые стороны представят на рассмотрение суду.

Если журнал регистрации ведется в письменном виде вручную (что усложняет последующее искажение его содержания), то его представление в оригинальном виде на судебном разбирательстве будет убедительным доказательством. Хотя возможно и представление заверенных копий листов журнала. Лучше, если это будет нотариально заверенная копия. Ей больше поверят, чем копии или выписке, заверенной руководителем предприятия.

Если нужно доказать отправку или принятие факса, а аппаратного уведомления и возможности представить выписку из журнала регистрации нет, то можно просить суд направить запрос оператору связи. В ответ на него предоставляется информация об абонентах и времени отправки (приемки) сообщений между интересующими номерами факсов.

Документы, переданные по электронной почте

Электронный адрес отправителя – один из реквизитов, идентифицирующих документ. Но часто возникает серьезная проблема с установлением личности отправителя документа, ведь при формировании электронного адреса может быть использовано любое, в том числе и вымышленное имя пользователя. Технически можно установить, с какого именно компьютера отправлен документ, но сложно персонифицировать отправителя и гарантировать, что отправка произведена уполномоченным лицом. К тому же в практике часто приходится сталкиваться с различного рода недобросовестностью и злоупотреблениями со стороны отправителей электронных сообщений. Так, в суде заинтересованная сторона может настаивать на том, что доступ к почтовой программе имеет широкий круг лиц, и доказательства отправки спорных документов уполномоченным лицом отсутствуют, даже если она была произведена с его компьютера.

Единственный закон, устанавливающий случаи и порядок использования аналогов подписи – это Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ. Он говорит, что ЭЦП представляет собой реквизит электронного документа, призванный обеспечивать:

  • удостоверение источника документа (могут быть подписаны такие поля документа как «автор», «внесенные изменения», «метка времени » и т.д.);
  • защиту документа от подделки (ЭЦП становится недействительной при случайном или намеренном изменении документа);
  • идентификацию владельца сертификата ключа подписи (лица, подписавшего документ).

В соответствии с Законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ ЭЦП на электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи лица на бумажном документе, заверенном печатью2. И тогда получается, что обмен электронными сообщениями, подписанными ЭЦП, даже по незащищенным каналам связи (к числу которых относится и обычная электронная почта) рассматривается как обмен полноценными документами.Судебно-арбитражная практика

Федеральный арбитражный суд Московского округа в постановлении от 05.11.2003 № КГ-А40/8531-03-П признал юридическую силу документа, подписанного ЭЦП.

ОАО «Ростелеком» обратилось в суд с иском о взыскании убытков, утверждая, что не передавало в банк платежное поручение в виде электронного платежного документа по системе «Клиент-Сбербанк» для перечисления денежных средств со своего расчетного счета. Экспертиза, назначенная арбитражным судом и проведенная экспертами ЦБР, показала, что на спорном платежном поручении ЭЦП корректна и принадлежит заместителю генерального директора ОАО «Ростелеком». Суд признал несостоятельным заявление истца, поскольку тот не представил доказательств несанкционированного вмешательства либо утраты или иного выбытия дискеты, содержащей ЭЦП лица, имеющего право на ее применение.

Если случаи и порядок использования ЭЦП на уровне федерального законодательства установлены ФЗ «Об электронной цифровой подписи», то порядка использования иных аналогов собственноручной подписи не предусмотрено. Только на уровне подзаконных актов действует Временное положение ЦБР от 10.02.1998 № 17-П «О порядке приема к исполнению поручений владельцев счетов, подписанных аналогами собственноручной подписи, при проведении безналичных расчетов кредитными организациями «. Этим документом был создан вполне эффективный механизм использования аналогов собственноручной подписи в банковской практике. Однако он носит сугубо целевую направленность и может применяться только в банковской сфере.

Таким образом, по сравнению с иными аналогами собственноручной подписи только ЭЦП обеспечивает однозначное соответствие между электронным документом и лицом, его подписавшим. Другие виды аналогов подписи технологически выполняют те же функции (причем достаточно успешно, как свидетельствует реальная практика ведения межбанковских расчетов, электронных торгов на валютных биржах и т.д.), однако для признания подписываемых ими электронных сообщений равнозначными письменным документам требуется еще как минимум предварительное согласие сторон.

В соответствии с рекомендациями Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, если между сторонами возникает спор о наличии договора и других документов, подписанных электронным аналогом собственноручной подписи, арбитражному суду следует запросить у сторон выписку из договора, в котором указана процедура порядка согласования разногласий, на какой стороне лежит бремя доказывания тех или иных фактов и достоверности подписи. Если в заключенном договоре подобные условия отсутствуют и одна из сторон оспаривает наличие подписанного документа, арбитражный суд вправе не принимать его в качестве доказательства.

Такая процедура значительно осложняет возможность использования электронных документов в качестве доказательства в судебном разбирательстве. Как видите, возможность лица, участвующего в деле, представлять в качестве доказательства такой документ поставлена в зависимость от:

  • наличия согласия другой стороны или
  • наличия заранее установленной (т.е. до судебного разбирательства на стадии заключения договора) процедуры согласования разногласий о юридической силе подобных документов.

Это едва ли можно признать правильным. Бывает, что подобные требования предъявляются и к документам, подписанным ЭЦП, особенно если есть сомнения в корректности работы программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи.

Что можно порекомендовать тем организациям, которые хотят использовать электронные документы не только как внутренние, но и при взаимодействии с партнерами?

Практические рекомендации

Во избежание споров следует:

– прописывать в письменном договоре возможность передачи документов по факсу или электронной почте, конкретизировать информацию о номере факса и адресах электронной почты, по которым будет происходить обмен документами; – отражение в журналах регистрации корреспонденции факсов и электронных писем будет дополнительной гарантией.

В договорах должны отражаться реквизиты, основания и процедуры признания достоверности документов, вопросы организации электронного документооборота: участие и ответственность посредников, распределение рисков между сторонами, идентификация отправителя. Еще в договоре следует прописывать условия о распределении между сторонами ответственности за своевременную отправку и получение корреспонденции, а также обстоятельства, исключающие ответственность сторон.

Приведем примеры возможных формулировок условий договора, предусматривающих обмен документами, передаваемыми по факсимильной и электронной связи:

Пример 2

3.1. Стороны договорились, что в процессе исполнения условий настоящего Договора будут осуществлять постоянную связь посредством обмена корреспонденцией, которая может направляться с использованием средств:

а) факсимильной связи с обязательным подтверждением получения в тот же день путем возврата копии запроса с пометкой «получено» и указанием даты получения и подписью лица, принявшего запрос (подписи уполномоченных представителей сторон в такой переписке имеют силу собственноручных);

б) по электронной почте с обязательным подтверждением получения в тот же день путем ответа на электронное сообщение (с приложением копии запроса) с пометкой «получено» и указанием даты получения.

Автоматическое уведомление программными средствами о получении электронного сообщения по электронной почте, полученное любой из Сторон, считается аналогом такого подтверждения.

3.2. Сообщения направляются по следующим телефонам и электронным адресам:

а) в адрес ООО «Букирон» по тел./факсу (495) 457-89-45 и по e-mail market@mail.ru;

б) в адрес ЗАО «Принтсервис» по тел./факсам (4487) 33-87-91, 33-87-11 и по e-mail info@printservis.ru.

Все уведомления и сообщения, отправленные Сторонами друг другу по вышеуказанным адресам электронной почты и/или по телефонным номерам, признаются Сторонами официальной перепиской в рамках настоящего Договора.

3.3. Датой передачи соответствующего сообщения считается день отправления факсимильного сообщения или сообщения электронной почты.

3.4. Ответственность за получение сообщений и уведомлений вышеуказанным способом лежит на получающей Стороне. Сторона, направившая сообщение, не несет ответственности за задержку доставки сообщения, если такая задержка явилась результатом неисправности систем связи, действия/бездействия провайдеров или иных форс-мажорных обстоятельств.

Пример 3

4.1. Любые изменения и дополнения к настоящему Договору действительны, если они заключены в письменной форме, путем обмена документами посредством факсимильной связи или электронной почты, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от Стороны по Договору. Документы, представляемые в электронном виде, заверяются электронной цифровой подписью уполномоченных должностных лиц. Подписи уполномоченных представителей сторон на документах, переданных по факсимильной связи, имеют силу собственноручных.

Документы направляются по следующим телефонам и электронным адресам:

Изменения и дополнения вступают в силу с момента подписания документов уполномоченными лицами и обмена подписанными экземплярами.

Ответственность за получение сообщений и уведомлений вышеуказанным способом лежит на получающей Стороне. Сторона, направившая сообщение, не несет ответственности за задержку доставки сообщения, если такая задержка явилась результатом неисправности систем связи, действия// бездействия провайдеров или иных форс-мажорных обстоятельств.

По желанию одной из Сторон копия настоящего Договора может быть оформлена на бумажном носителе, заверена подписями и печатями Сторон.

В случае возникновения спора между сторонами о некорректности электронной цифровой подписи (в том числе компрометации электронной цифровой подписи) или о подписании документа неуполномоченным лицом доказывание таких обстоятельств осуществляет сторона, сделавшая подобное заявление.

Если вы планируете долгосрочные деловые отношения с партнером, то желательно заключить с ним отдельное соглашение об организации электронного документооборота между вами. Обмен сообщениями по указанным в нем электронным адресам / телефонным номерам факсов будет рассматриваться как обмен документами, направленными и полученными уполномоченными лицами с соблюдением всех необходимых требований и в надлежащей форме. Эти соглашения должны быть заключены на бумаге и скреплены собственноручной подписью уполномоченных лиц. Зафиксированные в них договоренности нельзя будет оспорить; это позволит сторонам быть уверенными в юридической силе документов, переданных по факсу или отправленных по электронной почте с соблюдением прописанной в соглашении процедуры.

* * *

Как видите, в гражданском и в арбитражном процессах возможность использования в качестве доказательств документов, переданных по электронной почте и факсимильной связи, допускается. Но из-за отсутствия полностью законодательно закрепленного механизма идентификации и подтверждения их подлинности приходится принимать дополнительные меры придания таким документам юридической силы.

  1. обратите внимание: иногда документ отправляют только по факсу (как это сделали с письмом в ОАО «ОмскЭнерго» из Примера 1), но часто для оперативности сначала документ направляют по факсу, а потом в бумажном виде по почте (данный вариант действий зафиксирован в отношении заказ-наряда в ООО «Эко»).
  2. правда, есть одно ограничение: документ, подписанный ЭЦП, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях если законодательством не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Синякова М. В.,
юрист
Источник: Объединённая редакция деловых журналов

Определение части речи

«Посредством» — одно из тех слов, которое непривычно слышать обычному человеку, не имеющему ежедневно дело с текстом, написанным в канцелярском стиле. Однако это не значит, что в жизни никогда не предстоит столкнуться с применением этой конструкции на письме. Но чтобы знать, как правильно ее писать, необходимо для начала определить, какой частью речи является это слово. Для этого необходимо провести синтаксический разбор предложения, в котором оно находится. Вот небольшой пример: «Связь должна осуществляться посредством телефона, в противном случае обеспечение продовольствия будет нарушено».

В первую очередь следует отыскать главные члены предложения. Поскольку конструкция является сложносочиненной, то их будет несколько — «связь должна осуществляться» и «обеспечение будет нарушено». Однако ученика должна интересовать лишь первая часть. Чтобы понять, какой частью речи является «посредством», необходимо попробовать задать к ней вопрос. Однако это сделать не получится, ведь единственный вопрос, который приходит на ум — осуществляться как? Посредством телефона. То есть задать вопрос получается не к самому слову, а к целой конструкции, в состав которой входит существительное.

Такая синтаксическая особенность наблюдается лишь у одной части речи — служебной. Если говорить конкретнее, то перед учеником находится производный предлог, образованный от существительного. При синтаксическом разборе он будет выделяться точно так же, как и то слово, к которому привязан, например, существительному. В конкретном случае конструкция представлена обстоятельством. Однако стоит понимать, что служебные части речи не могут выступать отдельно от других слов, поэтому выделение осуществляется непрерывной линией (вместе с пробелом).

Роль служебного предлога

Некоторые начинающие писатели задумываются над тем, что значит «посредством». Чтобы сполна ответить на этот вопрос, необходимо вспомнить о роли, которую выполняют служебные части речи. Из их названия понятно, что они для чего-то служат. Но для чего именно? Для выражения связи между словами. Конкретно предлог «посредством» используются для того, чтобы создать связь между сказуемым и существительным в родительном падеже. Предлог имеет очень близкое значение со словом «посредничество». То есть благодаря чему-то или кому-то можно выполнить определенное действие.

Однако не стоит путать служебную часть речи со словосочетанием «по средствам», состоящим из простого предлога и существительного, которое стоит в дательном падеже. Именно из-за этой конструкции многие ученики думают, что предлог должен писаться раздельно, хотя служебные части речи остаются всегда неизменными. Отличить предлог от простой конструкции можно с помощью значения, которое та несет. «По средствам» — это согласно достатку одной из сторон. То есть речь должна идти о чем-то материальном, о каких-то ресурсах, которые кто-то может предоставить.

Чтобы понять, как правильно писать — «посредством» или «по средствам», можно попробовать заменить служебную часть речи синонимом «с помощью», «путем» либо «через». Вот пример: «Я употребил препарат посредством инструкции, которая присутствовала в упаковке» — заменив предлог на существительное с предлогом «с помощью», значение конструкции практически не меняется.

А вот с существительным в дательном падеже осуществить это будет сложнее: «Нам предстояло сформировать в документах отчетность по средствам компании» — в этом случае заменить синонимом можно только существительное — «по финансам».

Примеры употребления

Также чтобы понять, как пишется «посредством» — раздельно или слитно, можно рассмотреть несколько примеров предложений, в которых употреблено это слово. Ведь чем больше ученик будет иметь дело с той или иной конструкцией, тем скорее у него выработается интуитивное чувство о правильном написании. И даже если правила со временем забудутся, то мозг все равно будет помнить о том, как правильно писать производные предлоги в предложениях.

Примеры написания:

  • «К нам в офис пришел нужный запрос посредством электронной почты».
  • «Программа была составлена посредством двоичного кода».
  • «Посредством улик было получено доказательство о виновности подсудимого».
  • «Программисту удалось переслать уведомление посредством интернета».
  • «Определить правильное ударение в слове можно посредством орфографического словаря».

Во всех этих предложениях слово «посредством» используется в роли производного предлога, образовавшегося от существительного с предлогом «по средствам». Чтобы не путать две эти конструкции, следует также изучить примеры употребления существительного в предложении:

  • «Мы купили весьма посредственный препарат по средствам, которые были отложены».
  • «По средствам, находившимся у меня на счету, можно было судить о благополучном завершении перевода».
  • «Я приобрел товар по средствам, находившимся на электронном кошельке».
  • «По средствам, которые недавно перечислили партнеры, прошло формирование нового отдела».
  • «Школьная форма была куплена по средствам, полученным в ходе благотворительности».

Отличительной особенностью предлога с существительным от производного предлога заключается в том, что в первом случае между двумя частями конструкции можно поставить прилагательное или другое слово — «по остальным средствам» или «по обратным средствам». Этой особенностью можно воспользоваться для того, чтобы не ошибиться в слитном или раздельном написании, а также поставить правильное окончание в слове.

Выделение на письме

Согласно правилам русского языка, запятая после или перед предлогами не ставится. Ведь служебная часть речи служит для связи слов, а не дополняет смысл конструкции, как вводное слово. Однако не следует забывать еще и о том, что в предложении может присутствовать обращение, деепричастный или причастный оборот, однородные члены и иные конструкции, которые выделяются на письме знаками препинания. Пример: «Чтобы направить обращение в частную фирму, работающую в нашем городе, посредством обычного факса, необходимо как следует все подготовить.

У неопытного писателя может возникнуть ощущение, что запятая перед производным предлогом ставится для того, чтобы выделить обстоятельственную конструкцию „посредством электронного факса“. Однако запятые имеют совершенно другую роль. Первая из них закрывает причастный оборот, стоящий после определяемого слова — „работающую в нашем городе“. Вторая запятая разделяет придаточную конструкцию, стоящую в начале предложения (начинается со слова „чтобы“). Поэтому выделять обстоятельство, в составе которого находится предлог „посредством“, нет необходимости, как и сам предлог.

Число знаков препинания в предложении может быть довольно большим. К примеру, если будет находиться обобщающее слово при однородных членах предложения, то можно поставить двоеточие или тире. Так что важно проводить синтаксический разбор предложения, чтобы узнать, что означает тот или иной знак препинания и не запутать себе голову. Ведь некоторые ученики видят, как в том или ином случае наблюдается использование запятой перед „посредством“, после чего начинают обособлять производный предлог во всех случаях.

Правильное использование

Как уже говорилось ранее, с предлогом „посредством“ часто приходится сталкиваться тем людям, которые имеют дело с текстом, выполненным в канцелярском стиле. Речь может идти о различных документах, отчётах компании, актах и прочей документации, которая требует официального стиля написания. Однако значит ли это, что предлог можно употреблять в обычных сочинениях, эссе или статьях, публикуемых в информационном стиле? И да, и нет одновременно.

С одной стороны, автор может сам выбирать стиль написания своих трудов, а также те слова, которые будут употреблены в тексте. С другой, далеко не факт, что учитель или редактор одобрит текст, который будет наполнен „канцеляризмом“. Именно поэтому предлог весьма нечасто увидишь в художественной литературе, где он чаще всего заменяется на синонимы. Ведь его употребление попросту портит картину, которую хотел донести до читателя автор.

А вот в документах и научных статьях использование „посредством“ крайне приветствуется. Ведь так работа приобретает более научный стиль. Однако даже в этом случае злоупотреблять предлогами — не лучшая идея. Лучшим решением будет составление какого-нибудь списка, графика или таблицы, из которых будет четко видно, благодаря чему именно можно улучшить привычное положение вещей или выработать новую стратегию. Расписывать каждый пункт, используя „посредством“, — пустая трата времени».

Таким образом производный предлог рекомендуется использовать лишь в крайнем случае в художественной литературе и иногда в научных статьях и всевозможной документации. Что касается устной речи, то от «канцеляризма» следует вообще воздержаться. Кому понравится общаться с человеком, который будет говорить: «Я сегодня свяжусь с тобой посредством телефона»? Куда проще будет сказать что-то вроде: «Сегодня созвонимся» или «Я тебе еще позвоню».

Алгоритм для самопроверки

Чтобы научиться отличать конструкцию «по средствам» от «посредством», рекомендуется как следует выучить определенный алгоритм действий, который позволяет быстрее выполнять упражнения подобного рода. Для этого нужно следовать определенной инструкции:

  • Разобрать предложение по составу и определить его главные и второстепенные члены.
  • Попытаться задать вопрос к интересующему слову определить, чем оно выражено.
  • Определить часть речи.
  • Попытаться поставить между словами определение или местоимение.
  • Взглянуть на стиль текста.
  • Вспомнить правила русского языка и определить правильное написание конструкции.

Чтобы алгоритм был более понятным, а знания быстрее закрепились на практике, рекомендуется разобрать определенный пример: «Мне не по средствам приобрести этот автомобиль». Разбор необходимо проводить все с помощью той же инструкции:

  1. Для начала находимо определить главные члены: «Мне не по средствам приобрести». Составная конструкция выглядит весьма необычной, однако смысл упрощается, если заменить ее на «я не могу приобрести» — суть та же.
  2. Определить, чем выражено словосочетание «не по средствам» можно в том случае, если посмотреть на ее смысл. «Не могу себе позволить» — перед нами составное сказуемое.
  3. Определить часть речи будет довольно просто по вопросу: «Не по чем?» «Не по средствам» — существительное с предлогом «по» и отрицательной частицей «не».
  4. В данном случае вставить какое-либо слово в конструкцию будет затруднительно, потому что она употреблена в непривычной форме. В стандартных случаях в нее можно вставить почти любое слово: «по моим средствам».
  5. Стиль текста — художественный. Это заметно по косвенному местоимению, которое практически никогда не используется в документах.
  6. Согласно правилу, слово пишется раздельно с предлогом, а на конце присутствует гласная «а».

Таким образом определить, как правильно писать — «посредством» или «по средствам», не составляет большого труда для того, кто знает правила русского языка. Самое главное — больше практиковаться и не стесняться обращаться в затруднительных случаях за помощью к орфографическому словарю или специалисту.

ФАКСИМИЛЕ — УДОБНЫЙ ИНСТРУМЕНТ ВЕДЕНИЯ БИЗНЕСА
Сергей Россол, ведущий эксперт Юридической компании «КиТ»
Источник: «Расчет»?12 — 2005 год
Редко в какой организации не используют факсимиле. Его применение дает неоспоримое преимущество — начальник может «подписать» документ, даже если отсутствует или занят. Правда, в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а, наоборот, приводит к новым трудностям.
Большая советская энциклопедия определяет факсимиле как клише-печать, воспроизводящее подпись (от лат. fac simile — сделай подобное). Факсимиле вы-сокого качества позволяет создать подпись, практически не отличимую невооружен-ным глазом от собственноручно сделанной. Поэтому во время отсутствия первых лиц организации наличие их факсимиле позволяет решить проблему одобрения до-кументов высокой срочности.
Исходя из норм Гражданского кодекса, клише подписи можно использовать в нескольких случаях (п. 2 ст. 160 ГК РФ).
Во-первых, если такая возможность напрямую предусмотрена законом.
Во-вторых, в предпринимательской деятельности факсимиле может быть ис-пользовано по соглашению сторон.
Использование факсимиле в отношениях сторон не только дает возможность оперативного реагирования на ситуацию, но имеет и определенные отрицательные моменты. Проявляются они, как правило, при спорах и оказываются следствием различий в природе собственноручной подписи и ее оттиска.
Если возникает спор, связанный с выполнением условий договора, суд обязан установить истинную волю сторон. Для этого, изучая представленные на его рас-смотрение документы, он должен быть уверен, что они не сфальсифицированы. Подпись же является надежным способом идентификации корреспондента, напра-вившего документ. Она обладает уникальными особенностями, позволяющими точ-но определить подписанта. Достаточно часто одного внимательного взгляда хвата-ет, чтобы возникли подозрения в подделке.
Для установления идентичности подписи используется графологическая экс-пертиза. Графологическая экспертиза факсимиле невозможна.
Вместе с тем Арбитражный процессуальный кодекс не запрещает представ-@#$%& факсимильное исполнение подписи в качестве доказательства воли стороны. «Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным анало-гом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором» (п. 3 ст. 74 АПК РФ). Значит, если между сторонами отсутствует соглашение, суд не примет во внимание подписанные факсимиле доку-менты, и вы не сможете доказать факт волеизъявления, ими зафиксированный.
Согласие сторон
Таким образом, мы приходим к выводу, что применение клише возможно, только если контрагенты имеют соответствующую договоренность. Соглашение об использовании факсимиле может быть зафиксировано отдельно или включено в до-говор. Например, в договор поставки можно ввести следующее положение: «Сторо-ны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле подписи (воспроизведенное механическим способом с использованием клише) на дополнительных соглашениях к настоящему договору, а также на иных документах, имеющих значение для его исполнения, заключения или прекращения». При этом необходимо оговориться, что такое согласие должно прозвучать в документе, пара-фированном оригинальными подписями с обеих сторон. Иначе при возникновении спора сложно будет доказать, что подобное соглашение имело место.
В отношении клише, воспроизводящего подпись, также можно провести иден-тификационную экспертизу. Эксперт с высокой степенью достоверности может уста-новить, когда сделан оттиск, а также сделан ли он одним и тем же клише или ис-пользовались разные. Следовательно, в целях подстраховки руководство компании должно быть уверено в том, что контрагент использует одни и те же факсимиле. Этого можно добиться, если зафиксировать в договоре определенные ограничения. Для этого включите в договор следующую таблицу (см. табл.).
Фиксируем согласие
Представитель Стороны 1 Представитель Стороны 2
Образец собственноручной подписи
Образец оттиска факсимиле
Дополнительно необходимо договориться об информировании друг друга в случае утери клише или замены его на новое по другим причинам. Правда, эта ого-ворка будет работать только при условии добропорядочности контрагента.
Защищаемся от «внутренних» злоупотреблений
Еще одним узким местом является честность сотрудников. Даже если оста-вить в стороне возможность сговора, остается проблема недостаточной квалифика-ции. В определенных обстоятельствах это может нанести организации серьезный ущерб. Как его избежать? Только установив и четко зафиксировав регламент ис-пользования факсимиле. Для этого в организации издается локальный нормативный акт (положение «Об использовании факсимиле»). В нем четко определяем перечень документов, на которые разрешено ставить оттиск, случаи, когда факсимиле может использоваться, и ответственное лицо. Обычно факсимиле используют при кратко-срочных командировках или болезни руководителя. Можно предусмотреть, что фак-симиле ставится только с согласия руководителя. Такое согласие может быть дано по телефону или электронной почте. Ответственным лицом обычно назначается один из топ-менеджеров организации, чаще всего финансовый директор или глав-ный бухгалтер. Наличие подобного локального нормативного акта дает возможность применить к нарушителям установленного порядка меры дисциплинарной ответст-венности, вплоть до увольнения с работы. В случае если нарушение порядка ис-пользования факсимиле привело к прямому действительному ущербу для юридиче-ского лица, работник может быть привлечен и к материальной ответственности.
Ограничения в использовании факсимиле
Факсимиле имеет ограниченный круг применения. На наш взгляд, его нельзя использовать для подписания деклараций и отчетов, подаваемых в налоговые орга-ны, или для переписки с государственными структурами и должностными лицам. Это ограничение накладывается самой природой регулирования гражданско-правовых отношений. Дело в том, что к отношениям, «основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой… гражданское законодательство в общем случае не применяется» (п. 3 ст. 2 ГК РФ). В связи с этим появляется вопрос, вправе ли стороны использовать клише подписи руководящих лиц на документах, относящихся к первичному бухгалтерскому учету, в частности на счетах-фактурах. Позиция налоговых органов в этом случае не однозначна. С одной стороны, «факси-миле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия» (письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. ? 18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи»). С другой — УФНС по г. Москве для подтверждения местонахождения организаций, инкорпори-рованных в США, разрешает представлять заявления с «официальной печатью на-логового органа США и факсимиле уполномоченного лица» (письмо УМНС по г. Мо-скве от 1 июня 2000 г. «Об использовании факсимиле подписи в формах к инструк-ции ГНС РФ от 16.06.1995 г. ? 34»).
Факсимиле на счетах-фактурах
Судебная практика по вопросу применения факсимиле в счетах-фактурах не-однозначна. Например, Федеральный арбитражный суд Московского округа указал, что «факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи». Затем, исходя из того что товар по выставленным счетам-фактурам фак-тически оприходован, он отказал инспекции в признании их недействительными (по-становление ФАС Московского округа от 28 мая 2003 г. по делу ? КА-А40/2727-03).
Близкую позицию занял и Федеральный арбитражный суд Дальневосточного округа в своем постановлении от 28 мая 2004 г. по делу ? Ф03-А16/04-2/1111. Он установил, что налоговая инспекция не приняла счета-фактуры в связи с тем, что на них было проставлено факсимиле руководителя и главного бухгалтера компании-поставщика. При этом факт оплаты товара, в том числе НДС, а также достоверность содержащихся в счетах-фактурах сведений налоговый орган не оспаривал. Суд так-же исходил из того, что факсимиле является аналогом собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ). В связи с этим он решил, что инспекция незаконно отказала компа-нии в возмещении НДС.
В то же время Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа при-держивается иного мнения. Он полагает, что счета-фактуры с факсимиле не могут служить основанием для принятия к вычету НДС. Ведь «законодательство о бухгал-терском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформ-лении первичных документов и счетов-фактур» (постановление ФАС Северо-Западного округа от 24 января 2005 г. по делу ? А13-6464/04-19). Кстати, при рас-смотрении этого дела суд установил, что по адресу, указанному в представленных суду документах, поставщики отсутствуют.
Приведенные примеры позволяют сделать вывод о том, что суд в подобных спорах проводит комплексную оценку представленных доказательств. И выступает на стороне налогоплательщика, если будет подтверждена его добросовестность. Весомым аргументом в пользу организации послужат факты оплаты и оприходова-ния полученного товара.
Резюме
Рекомендации по использованию факсимиле подписи руководителя:
1. Факсимиле можно спокойно применять в текущей деловой переписке.
2. При заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых догово-ров использовать факсимиле можно, но только при наличии между сторонами пись-менного соглашения.
3. Порядок использования факсимиле в организации необходимо четко за-крепить в локальном нормативном акте.
4. Следует обеспечить безопасное хранение клише.
5. Необходимо назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле. Закрепить данную обязанность в его трудовом договоре или должност-ной инструкции.
6. По возможности нужно составить исчерпывающий перечень документов, на которых подпись первого руководителя может быть воспроизведена с помощью факсимиле.
7. При применении факсимиле стараться согласовывать текст документа с руководителем, чья подпись будет на нем воспроизведена.
8. Не применять факсимиле при выдаче доверенностей и подписании пла-тежных документов.
9. Во избежание осложнений у покупателей с налоговыми органами старать-ся не использовать факсимиле на счетах-фактурах.
Иногда собственноручная подпись незаменима
Ренат Байманов, юрисконсульт ООО «Интернет Решения»:
«В настоящий момент Налоговый кодекс не содержит четких правил использования фак-симиле в оборотных документах налогоплательщиков. Из-за этого возникает множество судеб-ных споров с налоговыми органами. Как правило, они заканчиваются победой налогоплательщика. К сожалению, практики со стороны Высшего Арбитражного Суда РФ относительно данного во-проса нет, поэтому спорить по этому предмету рекомендую всем.
Что касается трудового права, то при заключении трудового договора использовать фак-симиле нельзя. Этот вывод следует из статьи 67 Трудового кодекса. Приказы о приеме на работу и назначении на должность, в которых использовалось клише подписи, также являются недейст-вительными».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *